90 % gebucht, 80 % belegt – an welchen Tagen braucht Ihre Tagespflege mehr Gäste?

„Wir müssen mehr Familien erreichen“, sagt der Inhaber beim Monatsabschluss. „Für welchen Tag?“, fragt die Mitarbeiterin aus der Aufnahme. „Montags habe ich gerade zwei Familien erklärt, dass wir voll sind.“ Beide haben auf ihre Zahlen geschaut. In der Anwesenheitsliste stehen durchschnittlich zwölf Gäste bei 15 Plätzen. Im Buchungsplan war jeder Montag voll.

Die Auflösung findet sich eine Spalte weiter: Donnerstags blieben 15 Gasttage schon bei der Planung frei. Freitags waren fast alle Plätze gebucht, aber neun vereinbarte Besuche fanden nicht statt. Für Donnerstag kann ein Gespräch mit Kooperationspartnern sinnvoll sein. Für Freitag braucht die Leitung zuerst die Tageslisten und die Information, wann die Plätze wieder frei wurden.

Dieser Musterfall führt vom Monatswert bis zu diesen beiden Entscheidungen. Wenn Sie parallel mitrechnen möchten, legen Sie Ihren Öffnungskalender, die Buchungsübersicht und die Anwesenheitsliste desselben Monats bereit. Für den Einstieg reichen die Summen.

Fünf Zahlen für die erste Monatsbesprechung

Im Beispiel hat die Einrichtung an 20 Tagen geöffnet, an jedem Wochentag also viermal. An allen Öffnungstagen sind 15 Plätze nutzbar. Ein Gasttag ist ein Besuch einer Person an einem Öffnungstag. Wer an vier Donnerstagen kommt, trägt vier Gasttage zur Monatsbelegung bei.

Warum ein fester Zeitpunkt? Wer nach dem Monatsende eine bereinigte Buchungsliste öffnet, sieht unter Umständen nur noch diejenigen, die gekommen sind. Dann kann der Freitag im Rückblick aussehen, als hätte es nie genug Nachfrage gegeben. Halten Sie deshalb einen vergleichbaren Planstand fest. Eine unverbindliche Nachfrage oder ein Platz auf der Warteliste zählt im Beispiel erst mit einer festen Vereinbarung als Buchung.

Wie viel fehlt Ihrem eigenen Ziel?

15 Plätze an 20 Öffnungstagen ergeben 300 mögliche Gasttage. Die 270 festen Buchungen entsprechen 90 % dieser Kapazität. Tatsächlich genutzt wurden 240 von 300 möglichen Gasttagen, also 80 %. Bei einem Ziel von 85 % möchte die Leitung 255 tatsächlich wahrgenommene Gasttage erreichen. Dazu fehlen im Muster 15 Besuche. Das sind fünf Prozentpunkte Auslastung.

Zwischen Vollbelegung und Ist liegen 60 Gasttage. Davon waren 30 zum Stichtag frei. Weitere 30 waren fest gebucht und wurden im Muster weder wahrgenommen noch nachbesetzt. Wer für das Monatsziel pauschal „60 zusätzliche Buchungen“ vorgibt, verwendet den falschen Vergleichswert. Die Leitung braucht für ihr Ziel 15 weitere wahrgenommene Besuche. Ob dafür neue Gäste gewonnen werden müssen, zeigt der Blick auf die einzelnen Tage.

Der Donnerstag und der Freitag erzählen zwei unterschiedliche Geschichten

Weil jeder Wochentag im Beispiel viermal vorkommt, stehen pro Tabellenzeile 4 × 15 = 60 mögliche Gasttage zur Verfügung. In diesem ersten Durchgang gab es keine nachträglichen Zusatzbesuche.

Donnerstag: Ein Viertel der verfügbaren Gasttage war zum Stichtag frei. Das Team nimmt die vier Donnerstage einzeln vor und markiert, welche Plätze auch im nächsten Monat regelmäßig verfügbar sind. Dann prüft der Fahrdienst, aus welchen Ortsteilen eine Abholung möglich ist. Erst jetzt lässt sich einem bestehenden Partner etwas Konkretes sagen: „Wir können regelmäßige Donnerstagsbesuche prüfen. Für welches Gebiet die Abholung passt, klärt unsere Aufnahme.“ Die 15 offenen Gasttage im abgelaufenen Monat sind noch keine Zusage an 15 neue Familien. Freie Besuchstage mit dem Netzwerkplan kommunizieren.

Freitag: 57 von 60 Gasttagen waren gebucht. Von diesen 57 Besuchen fanden 48 statt. Die neun ausgebliebenen Besuche verteilen sich auf vier Freitage. Die Leitung fragt im Team: „Bei welchen Absagen wussten wir schon am Vortag Bescheid? Bei welchen erst, als das Fahrzeug unterwegs war? Hat jemand einen vereinbarten Termin verschoben?“ Eine früh bekannte Lücke eröffnet andere Möglichkeiten als eine kurzfristige Erkrankung. Aus der Zahl neun lässt sich weder ein Verschulden ableiten noch versprechen, dass neun Plätze hätten nachbesetzt werden können.

Montag: Alle 60 Gasttage waren gebucht, 52 wurden wahrgenommen. Dass im Monatsmittel montags zwei Plätze je Öffnungstag ungenutzt blieben, rechtfertigt keine zwei zusätzlichen Dauerzusagen. Am nächsten Montag können alle angemeldeten Gäste kommen. Wer flexible Zusatztermine anbietet, braucht einen tatsächlich frei gewordenen Platz und die Rückmeldung der Familie, dass der einzelne Termin für sie sinnvoll ist.

Was ändert sich, wenn nach einer Absage jemand einspringt?

Stellen Sie sich einen Freitag mit 14 festen Buchungen vor. Zwei Gäste sagen nach dem Stichtag ab. Eine andere Familie nimmt kurzfristig einen freien Platz an. 14 gebucht − 2 ausgeblieben + 1 zusätzlicher Besuch = 13 Anwesende. Im Vergleich von Buchungsliste und Tageszahl fehlt scheinbar nur ein Besuch. Tatsächlich fielen zwei Buchungen aus, und eine Lücke ließ sich schließen.

Deshalb lohnt sich neben dem Tagesergebnis eine einfache Zusatznotiz: Wie viele der ursprünglich vereinbarten Besuche fanden statt, und wie viele tatsächliche Besuche kamen später hinzu? Zum Abgleich gilt:

Tatsächliche Gasttage = feste Buchungen zum vereinbarten Stichtag − daraus ausgebliebene Besuche + nach dem Stichtag hinzugekommene, tatsächlich wahrgenommene Besuche.

Diese Unterscheidung verändert auch die Diagnose für einen ganzen Monat. Bei weiterhin 270 festen Buchungen und 240 tatsächlichen Besuchen wären es mit sechs nachträglichen Besuchen rechnerisch 36 ausgebliebene ursprüngliche Buchungen. Die Monatsquote bleibt bei 80 %. Die Arbeit des Aufnahmeteams und der tatsächliche Umfang der Ausfälle werden erst mit der Zusatznotiz sichtbar.

Wenn ein Gast von Freitag auf Donnerstag wechselt, erfassen Sie den Wechsel an den betroffenen Besuchstagen und entsprechend Ihrem Stichtag. Zählen Sie den tatsächlich geleisteten Besuch an dem Tag, an dem er stattfand. Für die Monatsbesprechung genügen die Summen.

Welche Kosten trägt ein tatsächlich geleisteter Gasttag?

Für eine zweite Fragestellung ergänzt die kaufmännische Leitung die dem Monat und der Tagespflege zugeordneten Kosten. Im Muster sind das 24.000 Euro. Verteilt auf 240 tatsächlich geleistete Gasttage ergibt das 100 Euro durchschnittliche Kosten je Gasttag. Bei 270 Buchungen käme die gleiche Rechnung auf 88,89 Euro je gebuchtem Gasttag. Für die Frage „Was hat uns ein tatsächlich geleisteter Gasttag im Durchschnitt gekostet?“ ist 240 der passende Nenner.

Was wäre, wenn die Einrichtung ihr Ziel von 255 Gasttagen erreicht hätte? Dafür rechnet sie hier mit 15 Euro zusätzlichen Kosten je weiterem Besuch, etwa für Verpflegung und Verbrauchsmaterial. Die vorhandene Personalbesetzung und die geplanten Fahrzeugtouren reichen in dieser Beispielvariante aus. Damit steigen die Gesamtkosten auf 24.225 Euro. Geteilt durch 255 tatsächliche Besuche ergibt das 95 Euro je Gasttag.

Die 95 Euro sind ein Szenariowert. Braucht der fünfzehnte zusätzliche Besuch eine weitere Fahrzeugrunde oder zusätzliche Personalzeit, gehört dieser Aufwand in die Rechnung. Ob sich die zusätzlichen Besuche wirtschaftlich tragen, hängt außerdem an den zugehörigen Erlösen. Nehmen Sie diese aus Ihrer eigenen Auswertung. Eine Anwesenheitsliste allein sagt auch nichts darüber aus, wie ein ausgefallener Termin im Einzelfall abgerechnet wurde.

So wählen Sie eine Maßnahme für den nächsten Monat

Die Leitung im Muster setzt für den Folgemonat bei gleicher Kapazität wieder 255 tatsächliche Gasttage an. Sie nimmt zuerst zwei Aufgaben mit in die Teambesprechung:

Selbst wenn alle acht zusätzlichen Donnerstagsbesuche stattfinden, fehlen bei sonst gleichem Verlauf noch sieben bis zum Ziel. Die Leitung rechnet diese sieben erst ein, wenn sich aus den anderen Tagen konkrete Möglichkeiten ergeben. Nach zwei Wochen prüft sie, ob sich die Donnerstage füllen und ob für Freitag überhaupt ein beeinflussbarer Engpass zu erkennen ist. Vielleicht braucht der Fahrdienst mehr Vorlauf. Vielleicht waren fast alle Ausfälle erst morgens bekannt. Dann ist die Frage für den nächsten Monat, wie realistisch das gesetzte Ziel für diesen Wochentag ist.

Eine Kopiervorlage für Ihren Monatsabschluss

Beim Übertragen der Zahlen helfen zwei Gegenproben. Erstens: Wechselte die nutzbare Platzzahl oder war die Einrichtung an einzelnen Tagen geschlossen, addieren Sie die tatsächlich verfügbaren Plätze je Öffnungstag. Ein Monat mit 19 geöffneten Tagen und 15 Plätzen hat 285 mögliche Gasttage. Zweitens: Kommt ein Wochentag in einem Monat fünfmal und ein anderer nur viermal vor, vergleichen Sie zusätzlich die jeweiligen Quoten. Zwölf freie Gasttage bei 75 möglichen bedeuten 16 %, zwölf bei 60 möglichen bereits 20 %. Für wiederkehrende Maßnahmen lohnt sich anschließend der Blick auf die einzelnen Daten.

Rechnen Sie Ihren letzten abgeschlossenen Monat durch

Beginnen Sie mit Öffnungstagen, Plätzen und tatsächlich geleisteten Gasttagen. Im kostenlosen Tagespflege-Cockpit können Sie Planwerte, Reservierungen und Kosten ergänzen. Eine Excel-Vorlage mit Beispielmonat steht ebenfalls bereit. Nehmen Sie für die anschließende Teambesprechung einen Satz mit: „Am ______ waren Plätze schon in der Planung frei. Am ______ wollen wir klären, was zwischen Buchung und Besuch passiert ist.“

Bleiben dieselben Wochentage über mehrere Monate unter Ihrem Ziel, bringen Sie in ein Gespräch mit Tobias Werner eine anonymisierte Wochentagsauswertung mit Kapazität, Buchungen und Anwesenheit mit. Daran lässt sich besprechen, ob eine gezieltere Ansprache von Familien, eine andere Fahrtroute oder ein klarerer Ablauf für frei werdende Plätze zuerst weiterhilft. Auslastung meiner Tagespflege mit Tobias Werner besprechen.