Standort für die Tagespflege: Ist der bessere Eingang 600 Euro mehr Miete wert?

Um 8:10 Uhr hält der erste Kleinbus vor der künftigen Tagespflege. Eine Mitarbeiterin empfängt die Gäste. Ein Gast braucht beim Aussteigen mehr Zeit, zwei Rollatoren müssen mit ins Haus. Um 8:15 Uhr kommt der zweite Wagen. Bei der Besichtigung am Samstagnachmittag war der Hof leer. Jetzt steht genau dort ein Lieferfahrzeug, wo Ihre zweite Gruppe aussteigen sollte.

Welche Frage würden Sie dem Vermieter jetzt stellen? Im folgenden Musterfall entscheidet sie darüber, welche von zwei Immobilien ein Träger weiterverfolgt. Standort A kostet monatlich 600 Euro weniger. Standort B hat den kürzeren Weg ins Haus. Beide haben einen hellen Gemeinschaftsraum, und für beide hat der Träger zunächst 15 Tagespflegeplätze vorgesehen. Ob und wie viele Plätze sich tatsächlich betreiben lassen, ist noch zu klären.

Wenn Sie demnächst besichtigen, öffnen Sie vor dem Termin den Standortcheck. Das Begehungsheft können Sie als Word-Datei oder PDF mitnehmen. Legen Sie für jedes Objekt ein eigenes Exemplar an. Dann können zwei Personen unabhängig voneinander festhalten, was sie gesehen haben.

Zwei Objekte, dieselbe Besichtigungsaufgabe

Beim ersten Termin hat das Team bei A die niedrige Miete und bei B den direkten Eingang vermerkt. Für die zweite Runde bekommen beide Objekte denselben Test: zwei Fahrzeugankünfte im Abstand von fünf Minuten, eine Person am Empfang und eine weitere Mitarbeiterin, die bei den bereits angekommenen Gästen bleibt. Die Gäste, Wege und Dienstzeiten sind in diesem Fall zur Veranschaulichung angenommen. Für Ihre Begehung setzen Sie den Tagesablauf ein, den Ihr Team wirklich abdecken soll.

Was Sie mitnehmen sollten: einen Grundriss, einen Stift, eine Uhr und das Begehungsheft. Bitten Sie möglichst jemanden aus dem Fahrdienst und jemanden aus der Betreuung dazu. Die Person am Lenkrad entdeckt andere Hindernisse als die Kollegin, die drinnen einen Gast begrüßt, seinen Mantel entgegennimmt und gleichzeitig den Eingang im Blick behalten soll.

Machen Sie den 8:15-Uhr-Test

Fahren oder gehen Sie den Weg zur späteren Ankunftszeit an einem normalen Öffnungstag ab. Beginnen Sie dort, wo das Fahrzeug tatsächlich halten kann. Auf der Besichtigungskarte sehen zehn Meter vom Stellplatz bis zum Eingang hervorragend aus. Entscheidend ist, auf welcher Seite die Fahrzeugtür öffnet, wo die Gäste aussteigen und wer sie unterwegs begleiten kann.

Bei A belegt der erste Wagen die Halteposition im Beispiel von 8:10 bis 8:22 Uhr. Der zweite trifft um 8:15 Uhr ein. Damit fehlen sieben Minuten, in denen er einen eigenen Warte- oder Ausstiegsplatz bräuchte. Die Nachbarfläche dient morgens Anlieferungen. Die Aussage „Da können Sie bestimmt kurz stehen“ lässt drei Punkte offen: Wer verfügt über die Fläche? Zu welchen Zeiten ist sie verfügbar? Wie kommen Gäste von dort zum Eingang? Das Team zeichnet die Fläche als offenen Punkt in den Grundriss ein. Anschließend prüft es mit dem Fahrdienst eine versetzte Ankunft. Dafür müssen auch die Abholzeiten bei den Familien und die anschließende Fahrt passen.

Bei B können beide Wagen an der vorgesehenen Position halten. Jetzt prüft das Team den Empfang: Kann die erste Gruppe bereits im Aufenthaltsraum begrüßt werden, während die zweite begleitet aussteigt? Gibt es für einen Gast, der auf seine Begleitung wartet, einen geeigneten Platz? Wer bleibt bei den bereits angekommenen Gästen, wenn die Eingangstür erneut geöffnet wird? Zwei Stellplätze lösen das Fahrzeugproblem. Ob der Empfang funktioniert, sehen Sie erst an der Verteilung der Aufgaben.

Halten Sie am Ende drei Beobachtungen fest: die Uhrzeit der Überschneidung, die tatsächlich verfügbare Fläche und die Aufgabe, für die in diesem Moment eine Person gebraucht wird. Mit diesem Eintrag können Vermieter, Fahrdienst und Leitung konkret weiterarbeiten.

Gehen Sie vier Wege selbst ab

Sie können den Ablauf mit Kolleginnen und Kollegen und einem unbesetzten Hilfsmittel durchspielen. Gehen Sie in dem Tempo, das Ihr Team für die Begleitung ansetzt. Der Test liefert Fragen für die betriebliche und fachliche Prüfung. Für die Eignung der Immobilie, bauliche Anforderungen und mögliche Umbauten holen Sie eine objektbezogene Klärung ein.

Fotografieren Sie für die interne Auswertung, soweit vor Ort vereinbart, konkrete bauliche Details ohne Personen. Nummerieren Sie zum Beispiel die Tür am Hof als „A-02“ und verwenden Sie dieselbe Nummer im Grundriss und im Protokoll. Zwei Tage später lässt sich „Tür A-02 öffnet in den vorgesehenen Wartebereich“ präziser klären als „Eingang ungünstig“.

Was bedeuten 600 Euro mehr Miete im laufenden Betrieb?

Die Differenz beträgt 7.200 Euro im Jahr. Für eine erste Gegenrechnung nimmt das Team im Muster 20 Öffnungstage pro Monat und 30 Euro je tatsächlich zusätzlich zu bezahlender Personalstunde an. Setzen Sie hier Ihre eigenen Öffnungstage und vollständigen Arbeitgeberkosten ein.

Die 18 Minuten sind eine eigene Rechenannahme für den gesamten Tag. Die sieben Minuten Fahrzeugüberschneidung aus dem Morgentest sagen für sich genommen wenig über die Lohnkosten. Messen Sie deshalb Personenminuten: Helfen zwei Beschäftigte jeweils neun Minuten zusätzlich, sind das zusammen 18. Zahlt der Träger ohnehin die gesamte Schicht und entsteht keine zusätzliche bezahlte Zeit, ergibt sich daraus zunächst keine direkte Lohnersparnis. Benennen Sie dann die Aufgabe, für die die gebundene Zeit fehlt. Vielleicht kann die zweite Mitarbeiterin an genau diesen Morgen erst später mit der Frühstücksbegleitung anfangen.

Was die Rechnung verändert: Braucht A einen Umbau, ein zusätzlich gemietetes Haltefeld oder eine zweite Begleitkraft, tragen Sie die tatsächlichen Angebote und Einsatzzeiten gesondert ein. Vergleichen Sie bei beiden Immobilien außerdem Nebenkosten und einmalige Herrichtungskosten auf derselben Basis. Ein gut nutzbarer Eingang bei B kann den Aufpreis wert sein. Die sieben Minuten aus einem einzigen Test reichen für diese finanzielle Entscheidung noch nicht aus.

Diese Fragen gehören vor die nächste Mietbesprechung

Sie können die Formulierungen direkt für die Rückfrage an den Vermieter oder die nächste Besichtigung verwenden.

1. Wer kann uns die Nutzung der Hoffläche klären? „Am Dienstag überlappen sich unsere beiden Ankünfte von 8:15 bis 8:22 Uhr. Bitte markieren Sie im Lageplan, welche Fläche uns zu dieser Zeit zur Verfügung stehen kann und mit wem wir die Nutzung verbindlich klären können.“
2. Wie läuft der Betrieb der Nachbarn zu unseren Stoßzeiten? „An welchen Wochentagen wird morgens angeliefert? Können wir die Situation gemeinsam an einem solchen Tag ansehen?“
3. Welche Änderungen können wir konkret prüfen lassen? „Für die Garderobe möchten wir eine zweite Anordnung testen. Welche Planunterlagen gibt es, wer entscheidet über bauliche Änderungen und wer kann den Aufwand einschätzen?“
4. Welche Entscheidung hängt noch von Dritten ab? „Welche Unterlagen zur bisherigen und geplanten Nutzung liegen vor? Welche Fragen soll unsere Fachplanung mit den zuständigen Stellen am konkreten Objekt klären?“

Führen Sie Standortnachfrage und Immobilieneignung auf getrennten Blättern. Wenn Angehörige aus drei Ortsteilen Interesse bekundet haben, ist das ein Anlass, die echten Abholwege zu prüfen. Es bestätigt weder die Belegbarkeit von 15 Plätzen noch die Nutzbarkeit des Gebäudes. Umgekehrt ergibt ein gut geeigneter Grundriss noch keinen belegten Gasttag.

So wird aus der Begehung ein Maßnahmenplan

Benutzen Sie für beide Objekte dieselben 18 Prüffragen des Standortchecks. Ergänzen Sie zu jedem entscheidenden Befund vier Angaben: Was haben wir beobachtet? Welcher Nachweis fehlt? Wer besorgt ihn bis wann? Welche Entscheidung wird damit möglich? Ein offener Punkt am Eingang darf im Vergleich sichtbar bleiben, auch wenn Küche, Außenbereich und Aufenthaltsraum sehr gut gefallen.

Welche Immobilie bekommt im Beispiel den Vorzug? Für den nächsten Planungsschritt rückt B nach vorn. Dort kann das Team den Empfang in der vorhandenen Fläche testen. Bei A hängt der morgendliche Ablauf noch von einer fremden Hoffläche oder einem geänderten Fahrplan ab. Klärt sich die Hoffrage und bestätigt sich der angenommene Zusatzaufwand von 180 Euro monatlich, hat A weiterhin einen Mietvorteil von 420 Euro im Monat vor weiteren Kosten. Damit gibt es für beide Besichtigungen eine Frage, deren Antwort die Entscheidung tatsächlich verändern kann.

Nehmen Sie ein Ergebnis mit in die nächste Besprechung

Öffnen Sie den Standortcheck vor Ihrem Termin und nehmen Sie das Begehungsheft mit. Halten Sie zuerst den Weg fest, bei dem Ihr Team im Betrieb am stärksten auf andere angewiesen wäre. Oft ist genau das der Punkt, den Sie im Gespräch mit dem Vermieter als Erstes klären möchten.

Liegen zwei Immobilien auf dem Tisch und Sie möchten die betrieblichen Folgen einordnen? Für ein Gespräch mit Tobias Werner reichen als Einstieg drei Angaben: die geplanten Plätze, der monatliche Kostenunterschied und der wichtigste offene Punkt aus Ihrer Begehung. Meine Standortentscheidung mit Tobias Werner besprechen.