260 Stunden im Jahr frei – warum passt trotzdem keine neue Frühversorgung in die Tour?

„Meine Mutter braucht ab nächster Woche montags, mittwochs und freitags morgens Hilfe. Können Sie das übernehmen?“ Sie öffnen die Jahresplanung. Für die passende Berufsgruppe sind noch 260 Stunden frei. Die Familie braucht dreimal eine halbe Stunde pro Woche. Das müsste reichen. Dann öffnet Ihre Tourenplanerin den Mittwoch. Der Besuch davor endet um 7:20 Uhr, der nächste beginnt fest um 8:05 Uhr. Dazwischen liegen 45 Minuten. Für den neuen Besuch samt beiden Wegen braucht sie 48.

Im Beispiel entscheidet der Mittwoch über die Zusage für alle drei Tage. Der Jahreswert beantwortet, wie viel direkte Leistungszeit Ihr Team noch einplanen kann. Der Tourenplan zeigt, an welcher Haustür die passende Person zu welcher Uhrzeit sein kann. Mit beiden Zahlen können Sie der Familie eine Antwort geben, auf die sie sich verlassen kann.

Was muss für die Familie morgens verlässlich klappen?

„Gegen halb acht“ kann zweierlei heißen. Vielleicht ist ab 7:30 Uhr jemand zu Hause, der die Tür öffnet. Vielleicht fährt um 7:30 Uhr der Fahrdienst zur Tagespflege und die Mutter muss dann bereits fertig sein. Für einen halbstündigen Besuch unterscheiden sich die spätesten Startzeiten in diesen beiden Fällen erheblich. Eine Rückfrage erspart Ihnen hier die Prüfung der falschen Tour.

Für das erste Gespräch genügen fünf Angaben. Die PDL klärt den konkreten Bedarf und die dafür geeignete Besetzung im regulären Aufnahmeprozess.

Halten Sie den Rückmeldetermin gleich mit fest: „Ich prüfe die drei Frühdienste mit unserer Tourenplanung und melde mich heute bis 15 Uhr. Dann gehen wir die Tage einzeln durch.“ Für die Familie ist damit klar, bis wann sie eine Antwort bekommt. Im Büro weiß eine Person, wer die Prüfung übernimmt.

Woher kommen die 260 freien Stunden?

Im vereinfachten Jahresbeispiel des Rechners betrachten wir eine Berufsgruppe mit zusammen 80 bezahlten Wochenstunden über 52 Wochen. Alle Werte sind Musterwerte. Für Ihren Betrieb setzen Sie die tatsächlichen Summen desselben Planjahres ein.

Die 260 Stunden entsprechen im Durchschnitt fünf Stunden je Kalenderwoche. Sie können über die Woche sehr unterschiedlich verteilt sein. Eine freie Stunde am Donnerstagnachmittag hilft der Familie nur, wenn ihr Bedarf an diesem Nachmittag tatsächlich gedeckt werden kann. Ebenso wenig hilft der Stundenüberschuss einer anderen Berufsgruppe, wenn für den angefragten Besuch eine bestimmte Qualifikation gebraucht wird.

So setzen Sie Ihre eigene Zahl daneben: Nehmen Sie das Jahressoll aus der Personalplanung, Abwesenheiten aus der Zeitwirtschaft und indirekte sowie verplante Einsatzzeit aus Ihren Tourendaten. Beginnen Sie mit der Berufsgruppe, die den Besuch übernehmen kann. Aktivieren Sie im Rechner „Bereits verplante Stunden berücksichtigen“. Prüfen Sie bei jeder Zahl, ob Urlaub, Dokumentation oder Fahrtzeit an anderer Stelle bereits abgezogen wurden.

Wie viele Stunden bindet die Anfrage über das Jahr?

Für unser Beispiel rechnen wir zunächst mit drei Besuchen zu je 30 Minuten in 48 Versorgungswochen. Das ergibt 144 Besuche und 72 direkte Stunden. Nach der Aufnahme blieben von den 260 Stunden zunächst 188 direkte Stunden, sofern das bisher eingeplante Fahrzeitbudget ausreicht.

Hier lohnt sich ein zweiter Blick auf das Wort „dauerhaft“. Die 48 Wochen sind eine Annahme für dieses Beispiel. Braucht die Familie die Versorgung durchgehend über 52 Wochen, sind es 156 Besuche und 78 direkte Stunden. Für einen Start im November zählen Sie für die laufende Jahresplanung die tatsächlichen Besuchstage bis zum Jahreswechsel. Für die dauerhafte Zusage prüfen Sie zusätzlich das nächste volle Planjahr und den wiederkehrenden Dienstplan. Sonst sieht ein Novemberstart klein aus, obwohl er ab Januar jede Woche einen festen Termin bindet.

Der Gegencheck in der Frühschicht: Montag passt, Mittwoch fehlen drei Minuten

Die Familie bestätigt im Beispiel einen Besuchsbeginn zwischen 7:20 und 7:35 Uhr. Der Besuch dauert 30 Minuten. Vom vorherigen Haushalt bis zur Familie benötigt die Pflegekraft acht Minuten, von dort zum nächsten fest vereinbarten Einsatz zehn Minuten. Diese Zeiten gelten im Muster von Tür zu Tür. Wer in seinem System nur die reine Autofahrt sieht, muss etwa Parkplatzsuche, Fußweg und Zugang ergänzen. Die folgenden Uhrzeiten sind ein ausgearbeitetes Tourenbeispiel.

Am Mittwoch würde die Pflegekraft die neue Familie pünktlich erreichen. Zuspät käme sie bei der Person, die für 8:05 Uhr bereits eine feste Zusage hat. Genau dieser Konflikt verschwindet, wenn man nur die Ankunft beim neuen Haushalt prüft.

Sie können die Zeile auch rückwärts lesen. Damit die Pflegekraft um 8:05 Uhr beim Folgebesuch ankommt, müsste sie den neuen Haushalt spätestens um 7:55 Uhr verlassen. Bei 30 Minuten Besuchsdauer müsste sie also spätestens um 7:25 Uhr beginnen. Vom Vorbesuch kommt sie frühestens um 7:28 Uhr an. Frühester möglicher Beginn 7:28 Uhr, spätester möglicher Beginn 7:25 Uhr. Damit ist die Entscheidung für diese Route gefallen. Selbst wenn die Familie um 7:35 Uhr die Tür öffnen könnte, wäre der Folgetermin weiterhin zu früh.

So prüfen Sie eine andere Tour: Rechnen Sie vom Ende des Vorbesuchs mit dem tatsächlichen Weg bis zur neuen Haustür vorwärts. Rechnen Sie vom festen Folgetermin mit dem Weg und der Besuchsdauer rückwärts. Gibt es zwischen den beiden Uhrzeiten einen gemeinsamen Zeitraum, vergleichen Sie ihn mit dem Zeitfenster der Familie. Schauen Sie anschließend, wie viel von Ihrem üblichen betrieblichen Puffer übrig bleibt.

Wie viel zusätzliche Fahrzeit kostet ein neuer Haushalt wirklich?

Für die Prüfung der einzelnen Tour müssen beide neuen Wege vollständig zwischen die bestehenden Termine passen. Für das Jahresbudget ist eine andere Zahl relevant: Was kommt gegenüber der bisherigen Route hinzu?

Im Beispiel braucht die Pflegekraft bisher acht Minuten direkt vom Vorbesuch zum Folgebesuch. Mit dem neuen Haushalt dauert der Weg insgesamt 18 Minuten. Der zusätzliche Weg beträgt zehn Minuten je Besuch. Bei 144 gleichartigen Einfügungen sind das 1.440 Minuten oder 24 zusätzliche Stunden im Jahr.

Waren diese 24 Stunden in den angesetzten 800 indirekten Stunden noch nicht enthalten, steigt die indirekte Zeit auf 824 Stunden. Dadurch sinkt die direkte Jahreskapazität von 2.600 auf 2.576 Stunden. Die verplante direkte Zeit steigt durch die neue Versorgung von 2.340 auf 2.412 Stunden. Es bleiben 164 Stunden. Ist der Mehrweg im Fahrzeitbudget bereits berücksichtigt, bleiben es unter den übrigen Annahmen 188. Sobald Sie eine andere Mittwochstour finden, setzen Sie deren tatsächliche Wege ein.

Freie Stunden mit den Zahlen meines Teams berechnen

Welche Alternative können Sie der Familie wirklich anbieten?

Prüfen Sie zuerst, ob eine zweite Mittwochstour am neuen Haushalt vorbeiführt. In unserem Beispiel beendet eine passend qualifizierte Kollegin ihren vorherigen Einsatz um 7:14 Uhr. Sie braucht sechs Minuten bis zur Familie. Der Besuch kann um 7:20 Uhr beginnen und um 7:50 Uhr enden. Nach weiteren acht Minuten erreicht sie den nächsten Haushalt um 7:58 Uhr. Dort ist der Beginn für 8:10 Uhr vereinbart. Auf dieser Route bleiben zwölf Minuten. Die übrigen zugesagten Einsätze behalten ihre Zeiten.

Jetzt folgt der Teil, der aus einer passenden Beispielwoche eine belastbare Zusage macht. Öffnen Sie den nächsten abweichenden Dienstplan, etwa die Woche, in der die Mittwochskraft Urlaub hat. Wer übernimmt die Tour? Kann diese Person die vereinbarten Leistungen erbringen? Wann endet ihr Vorbesuch, und liegt der nächste Kunde auf derselben Strecke? Ist der Mittwoch nur mit der Stammkraft abgedeckt, bleibt dieser Wochentag für die dauerhafte Zusage offen.

Arbeitsblatt für die nächste Aufnahmebesprechung

Nehmen Sie eine aktuelle Anfrage und füllen Sie eine Spalte je benötigtem Wochentag aus. Tragen Sie Uhrzeiten aus dem Dienstplan ein und schätzen Sie die Wege anhand vergleichbarer tatsächlich gefahrener Frühdienste. Prüfen Sie besonders den Tag mit dem knappsten Spielraum. Für die interne Besprechung reicht ein internes Kürzel.

Vermerk für die Übergabe: „Verbindlich anbieten können wir ______. Offen ist ______. Das prüft ______ bis ______. Die Rückmeldung an die Familie übernimmt ______.“

Nach den ersten Einsätzen lohnt sich der Blick in die gefahrene Tour: Hat die Parkplatzsuche morgens länger gedauert? Endete der Besuch regelmäßig später als geplant? Kamen Mitarbeitende beim Folgehaushalt im vereinbarten Fenster an? Passen Sie die Planwerte an, bevor Sie aus demselben vermeintlichen Zeitgewinn den nächsten Termin vergeben.

Prüfen Sie die nächste Anfrage mit Ihren eigenen Zahlen

Öffnen Sie den Rechner mit der Berufsgruppe, die Ihre nächste Frühversorgung übernehmen würde. Tragen Sie das Jahressoll, die Abwesenheiten, die indirekte Zeit und die bereits gebundenen Stunden ein. Nehmen Sie das Ergebnis als Ausdruck oder PDF mit in die Tourenbesprechung. Dort genügt für den Anfang eine konkrete Frage: Wer könnte kommenden Mittwoch zu welcher Uhrzeit beim neuen Haushalt sein – und erreicht danach den nächsten zugesagten Termin?

Wenn Ihre Planung regelmäßig freie Stunden ausweist und Sie trotzdem passende Anfragen ablehnen müssen, können wir gemeinsam eine anonymisierte Musterwoche durchgehen. Dafür genügen die Zeitfenster, Wege und eingesetzten Berufsgruppen. Kapazitätsplanung mit Tobias Werner besprechen.