Wann lohnt sich eine weitere Pflegekraft für Ihren ambulanten Pflegedienst?

Montags, mittwochs und freitags liegen Anfragen für Einsätze um 7:30 Uhr vor. Die Pflegedienstleitung fährt jeden Mittwoch selbst die Frühtour. Am Nachmittag dagegen ist das Team locker besetzt. Ob eine weitere Pflegekraft die richtige Antwort ist, entscheidet sich nicht an der Wochensumme der Stunden, sondern daran, wann die Stunden fehlen, wer sie leisten darf und welche Einsätze durch die Stelle zusätzlich entstehen.

Dieser Leitfaden führt Sie in fünf Schritten zu einem begründeten Vorschlag: Lücken im Dienstplan erfassen, zusätzliche Erlöse von übernommenen Einsätzen trennen, die Stelle durchrechnen, den Anlauf bewerten und Alternativen vergleichen. Am Ende steht eine einseitige Entscheidungsvorlage, die die PDL der Geschäftsführung vorlegen kann.

Wir haben Anfragen für drei Vormittage. Brauchen wir eine neue Kraft?

Die kurze Antwort: Eine neue Kraft hilft in dieser Lage nur, wenn sie genau in den Vormittagsfenstern arbeitet und die angefragten Einsätze dort verlässlich beginnen. Eine Stelle, die auf dem Papier 20 Stunden bringt, aber überwiegend nachmittags eingesetzt werden kann, lässt die Anfragen um 7:30 Uhr weiter liegen.

Warum das so ist, zeigt ein Blick auf die Woche. Angenommen, der Ist-Dienstplan weist 14 freie Stunden aus. Zwölf davon liegen zwischen 13 und 17 Uhr, zwei am späten Vormittag. Zwischen 6:45 und 9:00 Uhr sind dagegen alle Touren voll. Die Woche hat also rechnerisch genug Zeit, nur nicht dann, wenn die neuen Versorgungen sie brauchen. Morgens fehlen Hände, nachmittags fehlen Einsätze.

Kann eine einzige neue Kraft beide Einsätze um 7:30 Uhr übernehmen?

Die Tourenplanerin prüft zwei der Anfragen ganz praktisch. Einsatz A ist Grundpflege mit fester Uhrzeit von 7:30 bis 8:00 Uhr, weil danach der Fahrdienst zur Tagespflege kommt. Einsatz B ist eine Insulingabe, die laut Verordnung zwischen 7:15 und 7:45 Uhr erfolgen soll und rund zehn Minuten dauert. Zwischen beiden Adressen liegen 15 Minuten Fahrt.

Beginnt die neue Kraft mit Einsatz B um 7:15 Uhr, ist sie um 7:25 Uhr fertig und um 7:40 Uhr bei A. Das sind zehn Minuten zu spät. Umgekehrt endet A um 8:00 Uhr, B wäre erst um 8:15 Uhr erreichbar und damit außerhalb des Fensters. Eine einzige Kraft kann beide Anfragen deshalb nur bedienen, wenn sich bei A der Beginn auf 7:45 Uhr verschieben lässt. Die Tourenplanerin klärt genau diese eine Frage mit den Angehörigen, bevor sie die Anfrage als „gesichert“ einträgt. Ohne Zusage gehört einer der beiden Einsätze in eine bestehende Tour oder bleibt offen.

Wo fehlt uns tatsächlich Kapazität?

Das folgende Arbeitsblatt macht aus Eindrücken eine prüfbare Liste. Die PDL oder die Tourenplanung füllt es mit dem Dienstplan der letzten vier abgeschlossenen Wochen aus, und zwar mit dem tatsächlich gefahrenen Plan, nicht mit der Vorplanung. Die Verwaltung prüft anschließend die Spalte „Neue oder übernommene Leistung“, denn nur neue Leistungen bringen zusätzliche Erlöse.

So lesen Sie wiederkehrende Lücken heraus: Markieren Sie in jeder der vier Wochen die Dienste, in denen jemand eingesprungen ist, länger gearbeitet hat oder die Leitung selbst gefahren ist. Ergänzen Sie abgelehnte Anfragen mit Wochentag und Uhrzeit. Taucht dasselbe Zeitfenster im selben Gebiet in mindestens drei der vier Wochen auf, tragen Sie es als eine Zeile ein. Einzelne Ausreißer notieren Sie am Rand, nicht in der Tabelle.

Beide Zeilen sind anonymisierte Planungsbeispiele. Die leere Vorlage können Sie kopieren und in Ihre Tabellenkalkulation einfügen oder ausdrucken.

Wo fehlt uns tatsächlich Kapazität?

Tag und Zeitfenster	Gebiet	Benötigte Qualifikation	Vorhandene Besetzung	Neue oder übernommene Leistung	Gesichert oder offen	Frühester Start

Auswertungszeitraum: vier abgeschlossene Wochen, Plan und Ist. Ausgefüllt von PDL oder Tourenplanung, Spalte „Neue oder übernommene Leistung“ geprüft durch die Verwaltung.

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Ausfall, Dauerlücke oder neue Nachfrage?

Nicht jede Lücke spricht für eine Neueinstellung. Unterscheiden Sie beim Ausfüllen drei Fälle.

Kurzfristiger Ausfall: Eine Kollegin ist für sechs Wochen krankgeschrieben, ihr Rückkehrtermin ist bekannt. Diese Lücke gehört nicht in die Stellenrechnung. Sie lösen sie über Vertretung, vorübergehende Mehrarbeit nach Absprache oder eine zeitlich begrenzte Umplanung.

Unbesetzter Dauerdienst: Die PDL fährt seit Monaten jeden Mittwoch die Frühtour. Diese Stunden sind dauerhaft, bringen bei einer Neubesetzung aber keinen zusätzlichen Erlös, denn die Tour wird schon abgerechnet. Tragen Sie sie als „übernommen“ ein. Ihr Nutzen liegt in der Entlastung der Leitung.

Verlässlich absehbare neue Einsätze: Drei Versorgungen mit Zusage und festem Beginn zählen ab ihrem Startdatum als zusätzliche Stunden. Anfragen ohne Zusage oder mit offenem Termin tragen Sie als „offen“ ein. Sie fließen erst in die Rechnung, wenn ihr Beginn feststeht.

Was bringt eine Stelle mit 20 Wochenstunden?

Für das Rechenbeispiel gelten diese Annahmen: 20 bezahlte Wochenstunden, 2.600 Euro zusätzliche monatliche Fixkosten für die Stelle, 55 Euro zusätzlicher Erlös und 5 Euro variable Mehrkosten je zusätzlich abrechenbarer Stunde. Ein Monat entspricht im Jahresmittel 52 geteilt durch 12, also rund 4,33 Wochen. Alle Beträge sind Planungsbeispiele.

Mit 13 zusätzlich abrechenbaren Wochenstunden trägt sich die Stelle mit einem rechnerischen Überschuss von 216,67 Euro im Monat. Dieser Überschuss entspricht genau einer Stunde pro Woche. Fällt eine Versorgung mit zwei halbstündigen Einsätzen pro Woche weg, etwa durch einen Krankenhausaufenthalt, ist der Puffer aufgebraucht. Fallen zwei Stunden dauerhaft weg, entsteht bei gleichen Annahmen eine Unterdeckung in derselben Höhe. Je knapper das Ergebnis, desto genauer sollten Sie prüfen, welche Einsätze den Unterschied ausmachen.

Im Beispiel enthalten sind die Arbeitgeberkosten der Stelle einschließlich der Arbeitgeberanteile sowie pauschal 5 Euro variable Kosten je Einsatzstunde für Fahrt und Material. Betriebsindividuell hinzukommen können ein zusätzliches Fahrzeug, ein Diensthandy, Arbeitskleidung, Fortbildungen oder die Zeit der Kollegin, die einarbeitet. Tragen Sie solche Beträge als weitere Fixkosten ein, wenn sie nicht schon in den Arbeitgeberkosten stecken. Die tatsächlichen Arbeitgeberkosten erfragen Sie bei Ihrem Lohnbüro oder Ihrer Steuerberatung. Wie Sie Erlös und abrechenbaren Anteil aus eigenen Daten ermitteln, zeigt der Leitfaden Abrechenbare Stunden im ambulanten Pflegedienst berechnen.

Mit Ihren eigenen Werten können Sie die Rechnung im kostenlosen Personalrechner durchspielen. Er zeigt die benötigten Wochenstunden und vergleicht mehrere Auslastungen nebeneinander.

Die Stelle trägt sich ab Monat drei. Wie teuer ist der Start?

Selten sind alle neuen Einsätze ab dem ersten Tag da. Im Beispiel bleiben die Kosten unverändert. Die neue Kraft erbringt im ersten Monat 8, im zweiten 11 und ab dem dritten Monat 13 zusätzliche abrechenbare Stunden pro Woche.

Die kumulierten Werte sind aus den ungerundeten Monatswerten gebildet. Nach zwei Monaten hat der Anlauf rund 1.083 Euro gekostet. Ab dem dritten Monat holt die Stelle monatlich 216,67 Euro davon zurück. Bleiben die Annahmen stabil, ist der Anlauf nach dem siebten Monat ausgeglichen. Diese Summe ist der Betrag, den die Geschäftsführung für den Start bewusst einplant.

Warum ersetzt das Ergebnis keine Zahlungsübersicht?

Die Tabelle zeigt, ob die Stelle wirtschaftlich trägt. Sie zeigt nicht, wann Geld fließt. Das Gehalt zahlen Sie zum vereinbarten Termin, die Erlöse aus den neuen Einsätzen gehen erst nach Abrechnung und Zahlung durch die Kostenträger oder Selbstzahler ein. Einmalige Anschaffungen fallen oft vor dem ersten Arbeitstag an. Die Verwaltung trägt deshalb in der folgenden Vorlage ein, wann die Beträge in Ihrem Betrieb tatsächlich gezahlt werden und eingehen. Steuern und Zahlungsfristen sind bewusst nicht vorbelegt, weil sie von Ihren Verträgen und Ihrer Abrechnung abhängen.

Zahlungsübersicht für den Anlauf der neuen Stelle

Monat	Tatsächlicher Zahlungstermin	Gehaltszahlung inkl. Arbeitgeberanteile (€)	Einmalige Anschaffungen (€)	Erwartete Zahlungseingänge (€)	Saldo im Monat (€)	Saldo kumuliert (€)
Monat 1
Monat 2
Monat 3
Monat 4

Tragen Sie Zahlungstermine so ein, wie sie in Ihrem Betrieb tatsächlich anfallen. Zahlungsfristen der Kostenträger und Steuern sind hier bewusst nicht pauschal vorbelegt.

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Welche Alternative passt zu unserem Engpass?

Bevor Sie eine Stelle ausschreiben, lohnt der Vergleich mit drei anderen Wegen. Jede Option passt zu einer anderen Art von Lücke.

Gegenbeispiel: Mehr Stunden im Team, aber die Frühspitze bleibt offen

Drei Teilzeitkräfte bieten an, ihre Verträge um je drei Stunden zu erhöhen. Das sind neun zusätzliche Stunden pro Woche, also mehr, als die drei neuen Frühversorgungen brauchen. Alle drei können jedoch erst ab 9 Uhr, weil sie vorher ihre Kinder in Kita und Schule bringen. Die Lücke liegt montags, dienstags und donnerstags zwischen 6:45 und 9:00 Uhr. Keine der zusätzlichen Stunden fällt in dieses Fenster. Ergebnis: Die Personalkosten steigen um neun Stunden, die Anfragen bleiben liegen. Prüfen Sie deshalb bei jeder Option das Zeitfenster zuerst und die Stundensumme danach.

Wann eine Einstellung trotz Unterdeckung gewollt sein kann

Manchmal ist eine Stelle richtig, obwohl sie sich rechnerisch nicht trägt. Das gilt etwa, wenn die PDL jede Woche vier Stunden Tour fährt und deshalb Erstbesuche, Pflegevisiten oder die Einarbeitung neuer Kolleginnen liegen bleiben. Oder wenn eine verlässliche Vertretung für Urlaubszeiten fehlt und jede Krankmeldung zu Absagen führt.

Treffen Sie diese Entscheidung bewusst und mit einer Zahl. Bringt die Stelle im Beispiel nur 9 zusätzliche Stunden pro Woche, beträgt die Unterdeckung rund 650 Euro im Monat. Diesen Betrag trägt der Betrieb dann für die Entlastung oder Absicherung. Schreiben Sie dazu, woran Sie den Nutzen festmachen, zum Beispiel an der Zahl der Erstbesuche, die die PDL wieder selbst übernimmt, und wann Sie das prüfen.

Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung

Die Vorlage fasst das Ergebnis auf einer Seite zusammen. Die PDL füllt sie mit den Werten aus dem Arbeitsblatt und der Rechnung aus, die Geschäftsführung entscheidet. Beide Fassungen lassen sich kopieren oder ausdrucken.

Vorschlag zur Besetzung einer weiteren Stelle

Wir möchten ___ Stunden pro Woche ab ___ besetzen.

Gesichert sind ___ zusätzliche abrechenbare Stunden pro Woche, zur Kostendeckung fehlen ___ Stunden pro Woche.

Unser größtes offenes Risiko ist ___.

Wir prüfen am ___ erneut und entscheiden anhand von ___.

Annahmen: Arbeitgeberkosten ___ € pro Monat, weitere Fixkosten ___ € pro Monat, Erlös ___ € und variable Kosten ___ € je abrechenbarer Stunde. Erstellt von ___ am ___.

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Das folgende Beispiel ergibt sich direkt aus der Rechnung oben: Gesichert sind die 8 Stunden des ersten Monats, für die Kostendeckung fehlen 4 Stunden pro Woche.

Vorschlag zur Besetzung einer weiteren Stelle (Beispiel)

Wir möchten 20 Stunden pro Woche ab dem 1. des übernächsten Monats besetzen, verteilt auf vier Frühdienste von 6:45 bis 11:45 Uhr im nördlichen Einsatzgebiet.

Gesichert sind 8 zusätzliche abrechenbare Stunden pro Woche aus drei zugesagten Versorgungen. Zur Kostendeckung fehlen 4 Stunden pro Woche. Mit den zwei angefragten Versorgungen erwarten wir 11 Stunden im zweiten und 13 Stunden im dritten Monat.

Unser größtes offenes Risiko ist, dass die zwei angefragten Versorgungen später beginnen. Dann bleibt die Stelle länger in der Unterdeckung von rund 867 € pro Monat.

Wir prüfen sechs Wochen nach Dienstantritt erneut und entscheiden anhand der tatsächlich abgerechneten Einsatzstunden dieser sechs Wochen.

Annahmen: Arbeitgeberkosten 2.600 € pro Monat, keine weiteren Fixkosten, Erlös 55 € und variable Kosten 5 € je abrechenbarer Stunde. Anlaufkosten bis zum dritten Monat kumuliert rund 1.083 €.

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Ihre eigenen Lücken- und Kostendaten tragen Sie in den Personalrechner für Pflegedienste ein. Wenn Sie zu Ihren Annahmen eine zweite Einschätzung möchten, nutzen Sie dort die Schaltfläche Frage zur Personalplanung stellen. Die Angabe Ihrer Kalkulationsdaten ist dabei freiwillig.

Ist die Stelle freigegeben, zeigt der Beitrag Pflegekräfte für eine neue Tour gewinnen, wie aus dem Dienstplan eine konkrete Anzeige wird. Wenn erst passende Versorgungen für die freien Zeiten fehlen, hilft der Leitfaden Freie Touren mit passenden Patientenanfragen füllen. Unterstützung bei Stellenprofil und Bewerbungsweg finden Sie auf der Seite Personalgewinnung für ambulante Pflegedienste.