Monatscontrolling für ambulante Pflegedienste
Controlling im Pflegedienst
Was bleibt am Monatsende übrig, und wie viel Zeit können Sie noch für neue Kunden einplanen?
- Monat auswählen.
- Drei Summen aus Ihrer Monatsauswertung eingeben.
- Ergebnis prüfen und bei Bedarf vertiefen.
Oktober 2026 · Ist · HauptdienstDatenquelle: Nur für diese Sitzung
Sie brauchen drei Summen aus der Monatsauswertung (z. B. BWA): Erträge, Personalkosten und übrige Kosten. Kosten bitte als positive Beträge eingeben.
Alle im Monat gebuchten Erträge laut Ihrer Monatsauswertung.
Einschließlich Arbeitgeberanteilen sowie angestellter Leitung und Verwaltung.
Alle weiteren Aufwendungen des Monats, auch Sachkosten, Fremdleistungen und gebuchte Umlagen.
Daten fehlen
Das Ergebnis erscheint, sobald alle drei Summen eingetragen sind. Offen: Erträge insgesamt, Personalkosten insgesamt, Übrige Kosten insgesamt.
Welche Kennzahlen braucht ein ambulanter Pflegedienst?
Der Dienstplan war voll und die Touren waren besetzt. Trotzdem ist am Monatsende weniger übrig als erwartet. Für die Geschäftsführung lohnt sich zuerst der Blick auf drei Beträge: Was hat der Dienst erwirtschaftet, was hat das Personal gekostet und wie hoch waren die übrigen Aufwendungen? Die Pflegedienstleitung kann anschließend mit der Leistungsstatistik und den Stundenaufzeichnungen prüfen, welche Veränderungen das Ergebnis erklären könnten.
Diese fünf Kennzahlen eignen sich für die monatliche Besprechung:
| Kennzahl | Berechnung | Frage für die PDL |
|---|---|---|
| Monatsergebnis | Erträge abzüglich aller im Monat erfassten Kosten | Bleibt genug übrig, um die geplante Entwicklung zu tragen? |
| Personalkostenquote | Gesamte Personalkosten geteilt durch Erträge | Wie haben sich Lohnkosten und Erlöse jeweils in Euro verändert? |
| Leistungserlös je Kundenstunde | Zugeordneter Leistungsumsatz geteilt durch direkte Kundenstunden | Erwirtschaften wir mit einer Stunde beim Kunden mehr oder weniger als im Vormonat? |
| Wegezeit je Hausbesuch | Wegestunden mal 60 geteilt durch Hausbesuche | Welche Tour lohnt sich genauer anzusehen? |
| Geplante Tourenauslastung | Bereits belegte direkte Stunden geteilt durch verfügbare direkte Stunden | In welchem Team ist noch Zeit für eine Aufnahme? |
So lesen Sie Ihre BWA zusammen mit dem Tourenbericht
Verwenden Sie für den Einstieg die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) eines abgeschlossenen Monats. Zu den Personalkosten gehören die Arbeitgeberanteile und das Gehalt der angestellten Leitung und Verwaltung. In die übrigen Kosten fallen beispielsweise die Fahrzeugkosten, Miete und externe Dienstleistungen. Wer das Fahrzeugleasing bereits im Fuhrpark erfasst, lässt denselben Betrag bei den allgemeinen Leasingkosten weg. Prüfen Sie beim Übertragen, ob Ihre Auswertung Einzelposten und Zwischensummen nebeneinander zeigt.
RechenbeispielEin Rechenbeispiel: Ein Pflegedienst erfasst 100.000 Euro Erträge, 70.000 Euro Personalkosten und 20.000 Euro übrige Kosten. Damit bleiben 10.000 Euro übrig. Steigen die Personalkosten um fünf Prozent, fallen monatlich 3.500 Euro zusätzlich an. Bei gleichen Erträgen und übrigen Kosten sinkt das Ergebnis auf 6.500 Euro. Für die Planung ist jetzt entscheidend, in welchen Monaten und für welche Beschäftigtengruppe die Änderung tatsächlich gilt.
Der Tourenbericht beantwortet eine andere Frage. Wenn zwei Teams denselben Gesamtumsatz erwirtschaften, können ihre Wegezeiten und ihre direkten Kundenstunden unterschiedlich sein. Eine Tour mit langen Anfahrten im ländlichen Raum braucht eine andere Planung als mehrere Besuche im selben Wohnquartier. Vergleichen Sie deshalb zunächst ein Team mit seiner eigenen Entwicklung und prüfen Sie anschließend, welche Unterschiede zwischen Standorten eine Rolle spielen.
Freie Stunden für neue Kunden erkennen
RechenbeispielFür die Neuaufnahme zählt, wie viel direkte Zeit im passenden Team verfügbar ist. Angenommen, ein Team kann im kommenden Monat nach Abzug der erwarteten Ausfälle, Wege und internen Aufgaben 600 Stunden bei Kunden leisten. Sind 540 Stunden bereits verplant, bleiben rechnerisch 60 Stunden frei.
Ob sich eine konkrete Versorgung übernehmen lässt, hängt zusätzlich von den Besuchszeiten, dem Einsatzgebiet und der benötigten Qualifikation ab. Für vier freie Stunden am Dienstagvormittag braucht die PDL eine andere Anfrage als für dieselbe Stundenzahl an den Wochenenden.
Sie bereiten gerade erst die Gründung vor? Wie Sie die erste Tour, den Personalbedarf und die Startliquidität planen, zeigt der Beitrag Pflegedienst gründen 2027.
In der Monatsbesprechung eine Entscheidung treffen
Legen Sie für jedes Thema fest, wer die Zahlen mitbringt. Die Geschäftsführung liefert die Monatsauswertung, die PDL die geleisteten Stunden und die Einsatzplanung den Tourenbericht. Wählen Sie gemeinsam eine Abweichung aus, auf die das Team Einfluss hat. Ist die durchschnittliche Wegezeit von sechs auf acht Minuten je Besuch gestiegen, schauen Sie sich die betroffene Tour an. Gab es zusätzliche Vertretungen? Liegen die neuen Einsatzorte weiter auseinander? Lässt sich die Reihenfolge ändern, ohne die vereinbarten Besuchszeiten zu verschieben?
Tragen Sie die vereinbarte Maßnahme mit zuständiger Rolle und Prüftermin ein. Betrachten Sie im Folgemonat Wegezeit, Besuchszahl und Kundenstunden gemeinsam. So können Sie beurteilen, ob sich die Wege bei vergleichbarer Versorgung tatsächlich verkürzt haben. Dokumentierte Ausnahmen wie Baustellen oder Vertretungen helfen beim nächsten Jahresvergleich.
Häufige Fragen zum Controlling im Pflegedienst
Welche Unterlagen brauche ich für den ersten Check?
Die drei Summen aus einer Monats-BWA reichen für das Ergebnis. Für die Tourenauswertung nehmen Sie zusätzlich die Zeit- und Besuchsstatistik desselben Monats. Zahlen aus dem Dienstplan kennzeichnen Sie als Planwerte. Für den Rückblick verwenden Sie die tatsächlich geleisteten Stunden.
Gibt es eine richtige Personalkostenquote für jeden Pflegedienst?
Die Aussage hängt vom Leistungsangebot und der Kostenzuordnung ab. Ein Dienst mit angestellter Verwaltung weist andere Personalkosten aus als ein Betrieb, der dieselben Aufgaben extern einkauft. Prüfen Sie Ihre eigene Vorperiode und Ihren Plan. Bei einer Abweichung sehen Sie sich sowohl den Personalaufwand als auch die Erträge in Euro an.
Warum sinkt mein Kontostand trotz eines Überschusses?
Eine bereits abgerechnete Leistung kann als Ertrag erfasst sein, obwohl die Zahlung der Pflegekasse noch aussteht. Gehälter und Leasingraten können inzwischen vom Konto abgebucht sein. Der Zahlungsüberblick zeigt Anfangsbestand, Geldeingänge und Auszahlungen. Überfällige Forderungen helfen Ihnen zu erkennen, welche Zahlungen Sie prüfen sollten.
Was sagt der Leistungserlös je Kundenstunde aus?
Er zeigt, welcher zugeordnete Leistungsumsatz durchschnittlich auf eine direkt beim Kunden geleistete Stunde entfällt. Fahrtzeit, Zuschüsse und außerordentliche Erträge bleiben bei dieser Rechnung außen vor. Für die Wirtschaftlichkeit einer einzelnen Tour brauchen Sie darüber hinaus die zugehörigen Kosten.
Darf ich zwölf Monatswerte einfach mitteln?
Bei Quoten würde ein ruhiger Monat dadurch genauso stark gewichtet wie ein Monat mit doppelt so vielen Einsätzen. Addieren Sie für die Personalkostenquote die Kosten der betrachteten Monate und teilen Sie diese durch die Erträge derselben Monate. Der Rechner übernimmt diese Gewichtung.
Wie plane ich eine Lohnerhöhung ab Juli 2027?
Übernehmen Sie die bekannten Monate als Ausgangspunkt in den Plan 2027. Hinterlegen Sie für die betroffenen Monate die zusätzlichen Personalkosten und prüfen Sie das Ergebnis vor und nach der Änderung. Bei einer nur teilweise betroffenen Belegschaft verwenden Sie die tatsächlich erwarteten Mehrkosten des Teams. Fehlende Ausgangsmonate können Sie durch eigene Planwerte ergänzen.
Kann ich meine Auswertung im nächsten Monat weiterführen?
Mit „Auf diesem Gerät speichern“ können Sie Ihre Werte im selben Browser wieder öffnen. Exportieren Sie für eine Sicherung oder einen Gerätewechsel die vollständige Sicherungsdatei. Ein CSV-Export eignet sich für die Besprechung und die Weiterverarbeitung einzelner Kennzahlen.
