Wie gut waren die Plätze Ihrer Tagespflege belegt?
Ein Gast, der montags und donnerstags kommt, belegt in dieser Woche zwei Gasttage. Für die Monatsauswertung zählen Sie deshalb die Einträge in der Anwesenheitsliste. Stellen Sie ihnen alle Plätze gegenüber, die an den tatsächlichen Öffnungstagen angeboten wurden. Bei 16 Plätzen und 20 Öffnungstagen waren das 320 Platztage. Haben Ihre Gäste 280 davon genutzt, lag die Auslastung bei 87,50 Prozent. Die 40 freien Platztage können sich auf wenige Tage konzentrieren. Bevor Sie neue Gäste für einen bestimmten Wochentag ansprechen, sehen Sie im Belegungsplan nach, wann Plätze und passende Fahrten verfügbar waren.
Wie lässt sich eine Abweichung vom Belegungsplan erklären?
Im Beispiel hatte die Leitung mit 300 Gasttagen bei 320 angebotenen Platztagen gerechnet. Das entspricht einer Soll-Auslastung von 93,75 Prozent. Tatsächlich kamen die Gäste an 280 Tagen. Zum Ziel fehlen damit 20 Gasttage. Die Auslastung lag 6,25 Prozentpunkte unter Plan. Die 40 freien Platztage beantworten eine andere Frage: Sie zeigen sämtliche ungenutzten Plätze, einschließlich der 20, die bereits im Plan frei geblieben wären.
Prüfen Sie als Nächstes den Reservierungsstand. Waren 292 Gasttage gebucht, fielen 22 davon aus und kamen zehn zusätzliche Besuche hinzu, erklären diese Bewegungen alle 280 Einträge der Anwesenheitsliste. Die Ausfallquote beträgt 22 von 292 Reservierungen, also 7,53 Prozent. Für das nächste Teamgespräch lohnt eine konkrete Frage: Bei welchen kurzfristigen Absagen waren ein Ersatzgast und eine passende Fahrt tatsächlich verfügbar?
Was sagen Kosten je Gasttag und Monatsergebnis aus?
Bei 33.600 Euro Erlösen, 24.000 Euro Personalkosten und 8.200 Euro übrigen Kosten blieben im Beispiel 1.400 Euro übrig. Geplant waren 1.500 Euro. Das Team kann also gleichzeitig über 20 fehlende Gasttage und 100 Euro Ergebnisabweichung sprechen. Teilen Sie Erlöse und Kosten durch die 280 tatsächlichen Gasttage, ergeben sich 120 Euro Erlös und 115 Euro Kosten je Gasttag. Das sind Monatsdurchschnitte. Räume und viele Personalkosten fallen auch dann an, wenn kurzfristig ein Platz frei bleibt. Um eine einzelne zusätzliche Buchung zu beurteilen, prüfen Sie gesondert, welche Kosten dadurch tatsächlich entstehen.
Halten Sie auch bei Fahrdiensten dieselbe Abgrenzung ein. Sind Fahrzeugkosten und Fahrerstunden bereits in den Monatskosten enthalten, können Sie diese als Teilbereich genauer untersuchen. Das Fahrdienstergebnis wird dem Monatsergebnis kein zweites Mal zugerechnet. Fahrdienstkosten der Tagespflege je Fahrt berechnen
Was gehört ins Monatsgespräch?
Nehmen Sie den Belegungsplan, die Anwesenheitssummen, die Monatsauswertung der Buchhaltung und Ihren eigenen Plan zur Hand. Wählen Sie eine Beobachtung, die das Team im kommenden Monat überprüfen kann. Eine mögliche Vereinbarung lautet: „Die Disposition erfasst für vier Wochen, an welchem Wochentag Absagen eingingen und ob eine Nachbesetzung einschließlich Fahrt möglich war.“ Tragen Sie Funktion und Wiedervorlage ein. Beim nächsten Termin vergleichen Sie die Ergebnisse anhand derselben Zählregeln. Mit der Excel-Vorlage kann die Leitung diesen Ablauf jeden Monat wiederverwenden.
Häufige Fragen zu Kennzahlen der Tagespflege
Wie zähle ich Gäste mit mehreren Besuchen im Monat?
Jeder besuchte Tag zählt als Gasttag. Besucht eine Person Ihre Tagespflege achtmal, sind das acht Gasttage und eine unterschiedliche anwesende Person. Für die durchschnittliche Besuchshäufigkeit teilen Sie alle Gasttage durch die Zahl der unterschiedlichen anwesenden Gäste.
Was gebe ich ein, wenn zeitweise Plätze gesperrt waren?
Wählen Sie „Kapazität wechselte im Monat“ und bilden Sie Gruppen mit gleicher Platzzahl. Zehn Öffnungstage mit 16 Plätzen und zehn mit zwölf ergeben 160 plus 120, zusammen 280 mögliche Platztage. War die Einrichtung an einem Feiertag vollständig geschlossen, zählt dieser Tag nicht zu den Öffnungstagen.
Warum zeigt das Cockpit die Abweichung in Prozentpunkten?
Die Differenz zweier Quoten wird in Prozentpunkten angegeben. Bei einer geplanten Auslastung von 93,75 Prozent und einer tatsächlichen Auslastung von 87,50 Prozent beträgt der Abstand 6,25 Prozentpunkte. Für die Dienstplanung sehen Sie zusätzlich die Abweichung in Gasttagen.
Was passiert bei null Besuchen oder fehlenden Kosten?
Bei vorhandener Kapazität und null Besuchen beträgt die Auslastung null Prozent. Für Kosten je Gasttag fehlt dann ein positiver Nenner. Ein Monatsergebnis lässt sich trotzdem bilden, wenn Erlöse, Personalkosten und übrige Kosten erfasst sind. Fehlt ein Kostenbetrag, lassen Sie das Feld offen, bis die Buchhaltung ihn ergänzt hat.
Welchen Wert kann ich als Ziel für meine Tagespflege ansetzen?
Nutzen Sie das eigene Budget und dokumentieren Sie dessen Annahmen zu Öffnungstagen und Plätzen. Für den Vorjahresvergleich prüfen Sie zusätzlich Ferien, Schließtage und Änderungen am Angebot. Die direkten Personalstunden je Gasttag eignen sich für den internen Verlauf, wenn Sie jedes Mal dieselben Tätigkeiten mitzählen.
Sie möchten klären, welche Belegungs- oder Kostenabweichung Sie zuerst angehen sollten? Bringen Sie Ihre anonymisierten Monatssummen in ein Beratungsgespräch mit.
Monatszahlen mit Pflegeberatung Werner besprechen
