Fahrdienstrechner für Tagespflegen: Was kostet eine Personenfahrt?

Welche Unterlagen reichen für den ersten Fahrdienstvergleich?

Nehmen Sie einen abgerechneten Monat, für den Tourenlisten und Monatsauswertung bereits vorliegen. Für die erste Zahl reichen die zugeordneten Fahrdienstkosten und die Zahl der tatsächlich beförderten Personen je Richtung. Damit sehen Sie, wie viel eine Mitfahrt im Durchschnitt gekostet hat. Für den Vergleich mit den Einnahmen nehmen Sie anschließend die Abrechnung desselben Leistungsmonats hinzu. Bei nur teilweise zugeordneten Kosten lässt sich die Rechnung als Arbeitsstand ausdrucken.

Wie zähle ich eine Sammelfahrt mit fünf Gästen?

Stellen Sie sich einen Morgen vor, an dem fünf Gäste in einem Wagen ankommen. Der Wagen ist eine Tour gefahren; fünf Personen haben eine Fahrt erhalten. Wenn der Vertrag eine Pauschale je Person und Richtung vorsieht, vergleichen Sie diese fünf Personenfahrten mit der Abrechnung. Bei einer Tagespauschale prüfen Sie stattdessen, an wie vielen Gasttagen der Fahrdienst gemäß Vereinbarung genutzt wurde. Dieselbe Person kann an einem Tag zwei Wege zurücklegen und einen vergüteten Beförderungstag auslösen.

Auch der Weg zum ersten Gast und die leere Rückfahrt zum Standort können auf dem Kilometerzähler stehen. Für den Kostenblock gehören sie zum tatsächlich gefahrenen Umfang. Ob und wie Entfernung in den Erlös eingeht, lesen Sie in der Regelung Ihrer Einrichtung nach. Markieren Sie dort die Einheit, bevor Sie den ersten Satz in den Rechner übertragen.

Wo die Fahrzeuge am künftigen Standort halten und wie die Gäste zur Tür kommen, prüfen Sie vor Ort: Anfahrt am Standort besichtigen.

Was kostet es, wenn Fahrgäste kurzfristig absagen?

Wann verändert eine Absage auch die Kosten?

Prüfen Sie die Tourenliste des betroffenen Tages. Entfällt ein ganzer Abschnitt? Verkürzt sich die bezahlte Fahrerzeit? Tragen Sie nur belegbare Änderungen in die Variante ein. Bei gleichbleibendem Aufwand werden im Muster mindestens 230 vergütete Personenfahrten benötigt. 229 Fahrten bringen 2.519 Euro ein. Eine weitere vergütete Fahrt deckt die Kostensumme. Bei 216 vergüteten Fahrten fehlen bis zu dieser Schwelle 14.

Rechnet sich ein zusätzlicher Umweg?

Muss eine zweite Person mitfahren oder ein weiteres Fahrzeug eingesetzt werden, tragen Sie den zusätzlichen Aufwand in dieselbe Variante ein. Die Beträge sind Musterwerte; maßgeblich ist die Vergütungsvereinbarung Ihrer Einrichtung.

Legen Sie Tourenliste, Fahrtenbuch, Zeitnachweis und Abrechnung desselben Monats nebeneinander. Markieren Sie für eine auffällige Tour die Zahl der Mitfahrten, die vergütete Einheit und den tatsächlichen Zeitaufwand.

Schauen Sie danach auf die Touren hinter dem Unterschied. Verteilen sich die Absagen auf viele weiter notwendige Runden? Oder entfallen an einem bestimmten Tag tatsächlich Kilometer oder bezahlte Stunden? Wenn Sie eine konkrete Einsparung benennen können, tragen Sie sie in die Variante ein. Im Beispiel müssten bei 216 vergüteten Fahrten 144 Euro an Kosten entfallen, um den Monat auszugleichen. Alternativ wären bei unverändertem Aufwand 14 weitere vergütete Personenfahrten nötig.

Welche Entscheidung nehmen Sie in die nächste Teambesprechung mit?

Wählen Sie einen auffälligen Wochentag. Vergleichen Sie, wie viele Gäste jeweils morgens und nachmittags tatsächlich mitgefahren sind, wie viele Einheiten abgerechnet wurden und wie lange das Fahrzeug unterwegs war. Notieren Sie eine überprüfbare Frage: „Bleibt die Strecke am Donnerstag gleich, obwohl auf der Rückfahrt regelmäßig zwei Personen weniger mitfahren?“ Legen Sie fest, wer die nächsten Touren auswertet und wann Sie über eine Änderung entscheiden. Berücksichtigen Sie dabei die Beförderungsbedürfnisse der Gäste.

Auf dem Ausdruck finden Sie dafür drei Schreibzeilen: Das prüfen wir, Verantwortliche Rolle und Termin.

Häufige Fragen

Kann ich rechnen, wenn mir der gesonderte Fahrdiensterlös fehlt?

Ja. Tragen Sie Kosten und tatsächliche Personenfahrten ein. Der Rechner zeigt Ihre Kosten je Mitfahrt. Für die Kostendeckung benötigen Sie einen nachvollziehbar zugeordneten Erlös. Ist der Transport in einem Gesamtentgelt enthalten, klären Sie den ansetzbaren Anteil mit Ihrer Buchhaltung.

Wie gehe ich mit einem beauftragten Fahrdienst um?

Nutzen Sie die Fremdrechnung für denselben Monat und erfassen Sie die dazugehörigen Personenfahrten. Rechnen Sie die Personal- und Fahrzeugkosten des Dienstleisters nur mit, soweit Sie diese selbst zusätzlich tragen. Die Kosten Ihrer eigenen Disposition können Sie gesondert zuordnen.

Was regelt das Gesetz zur Beförderung?

Zur teilstationären Pflege zählt nach § 41 Abs. 1 SGB XI die notwendige Beförderung zwischen der Wohnung und der Tages- oder Nachtpflege einschließlich Rückweg. Ihre Kalkulation braucht zusätzlich die passende Abrechnungseinheit und den für Ihre Einrichtung vereinbarten Satz. Als regionales Lesebeispiel: die Anlage zur Fahrtkostenregelung in Bayern (PDF). Die Beträge dort gelten nicht automatisch für Ihre Einrichtung.

Ergänzend für ambulante Dienste: Monatscontrolling für ambulante Pflegedienste