Dienstags drei Plätze frei, donnerstags zwei: Wie erfahren die richtigen Familien von Ihrer Tagespflege?

Eine Tochter fragt beim ambulanten Pflegedienst: „Ich würde donnerstags gern wieder arbeiten. Wissen Sie, ob meine Mutter an dem Tag in die Tagespflege gehen könnte? Ich kann sie morgens nicht selbst fahren.“ Die Mitarbeiterin kennt Ihre Einrichtung. Sie weiß aber weder, ob donnerstags ein Platz frei ist, noch ob Ihr Bus den Ortsteil anfährt. Also gibt sie der Tochter eine Telefonnummer und den Hinweis, es einmal zu versuchen.

Wie anders könnte das Gespräch laufen, wenn die Mitarbeiterin drei Dinge zur Hand hätte: den freien Wochentag, das Abholgebiet und eine Person, die ihr zur Aufnahme Auskunft geben kann? Bis zum Mittag könnte die Tochter wissen, ob es sich lohnt, mit ihrer Mutter die Einrichtung anzusehen. Ihre Leitung hätte eine Anfrage, für die tatsächlich Kapazität vorgesehen ist.

Der folgende Musterfall zeigt den Weg vom Belegungsplan bis zur aktualisierten Partnerinformation. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel. Für den Anfang reichen Ihr eigener Wochenplan und eine Einrichtung, die Sie bereits kennt.

Was genau können Ihre Partner Familien sagen?

Die Tagespflege im Beispiel plant mit 15 nutzbaren Plätzen pro Öffnungstag. Für die wiederkehrende Belegung ab der übernächsten Woche sieht das Team folgende Verteilung:

Ein Gasttag entspricht hier einem Platz für eine Person an einem Öffnungstag. Eine Familie, die dienstags und donnerstags Unterstützung sucht, belegt zwei der fünf freien Gasttage. Wer ausschließlich montags Entlastung braucht, kann mit keinem der fünf etwas anfangen. Für den Partner lautet die brauchbare Information also: „Wir können für regelmäßige Besuche am Dienstag oder Donnerstag Anfragen annehmen. Bitte nennen Sie uns den gewünschten Tag und den Ortsteil.“

Vor der Weitergabe prüft die Leitung drei Dinge. Sind die Tage auch in den Folgewochen frei oder ist nur ein Stammgast im Urlaub? Kann das Team die geplante Belegung an beiden Tagen betreuen? Auf welcher der beiden Fahrtrouten ist die Abholung überhaupt prüfbar? Im Muster fährt der Bus dienstags durch den Ortsteil Nord und donnerstags durch den Ortsteil West. Eine Straße im passenden Ortsteil ist ein Anlass zur Routenprüfung. Die verbindliche Auskunft bekommt die Familie nach Prüfung ihrer konkreten Abholung und des Unterstützungsbedarfs.

Mit welcher Einrichtung lohnt sich das erste Gespräch?

Schauen Sie auf die letzten Anfragen. Woher wusste die Familie von Ihnen? Welche Einrichtung hatte schon einmal nach einem freien Besuchstag gefragt? Wer hat ausdrücklich um einen aktuellen Überblick gebeten? Drei Beispiele zeigen, wie unterschiedlich der Anlass sein kann.

Im Muster beginnt die Leitung beim ambulanten Dienst in West. Der Donnerstag, die bestehende Route und die Frage der Angehörigen passen zusammen. Eine zweite Einrichtung kommt auf die Wochenliste, sobald klar ist, wer das erste Gespräch nachhält. So bleiben die Zusagen gegenüber den Partnern verlässlich.

Ein Partnergespräch, nach dem beide Seiten wissen, was zu tun ist

Der Einstieg gelingt leichter mit einer Frage aus dem Alltag der anderen Einrichtung. So könnte ein bereits vereinbartes Gespräch mit der Leitung des ambulanten Dienstes verlaufen:

Tagespflege: „Beim letzten Austausch hatten Sie erzählt, dass Angehörige nach einem festen Entlastungstag fragen. Was müssten Ihre Mitarbeitenden wissen, um einer Familie direkt weiterhelfen zu können?“

Ambulanter Dienst: „Meistens geht es um die Abholung. Wenn die Tochter schon aus dem Haus ist, hilft ihr ein Platz allein wenig.“

Tagespflege: „Donnerstags haben wir zwei regelmäßige Plätze frei, und unser Fahrdienst ist in West unterwegs. Wenn die Familie sich bei uns meldet, prüfen wir Straße und Abholfenster. Wäre ein kurzes Blatt mit Wochentag, Ortsteil und direktem Kontakt für Ihre Teambesprechung hilfreich?“

Ambulanter Dienst: „Ja. Wir besprechen es am Mittwoch. Wir möchten nur vermeiden, dass in drei Wochen noch jemand mit einem veralteten Zettel losgeht.“

Tagespflege: „Ich gebe dem Blatt einen Stand und ein Gültigkeitsdatum. Wenn sich der Donnerstag vorher füllt, melde ich mich bei Ihnen. Am Freitag frage ich wie vereinbart kurz nach, ob die Abholinformation für Ihr Team ausreicht.“

Jetzt lässt sich der Kontakt sinnvoll im Netzwerkplan festhalten. Anlass: wiederkehrende Fragen zur Donnerstagsbetreuung mit Abholung. Nächster Schritt: das gewünschte Partnerblatt vor der Teambesprechung bereitstellen. Wiedervorlage: am Freitag die vereinbarte Rückfrage stellen. Die Partnernotiz beschreibt den Austausch zwischen Einrichtungen. Eine interessierte Familie erhält die Kontaktdaten der Tagespflege und kann selbst entscheiden, ob sie anfragt.

Partnerblatt zum Übernehmen

Eine Mitarbeiterin sollte das Blatt auch dann erklären können, wenn sie beim Partnergespräch nicht dabei war. Füllen Sie die eckigen Klammern aus, bevor Ihr Team es weitergibt. Verwenden Sie als Kontakt Ihre eigene Tagespflege. Der Beratungskontakt dieses Fachartikels richtet sich an Betreiber.

Freie Besuchstage bei [Name der Tagespflege]
Stand: [Datum]. Bitte bis [Prüfdatum] verwenden. Aktueller Stand bei [Kontakt].

Die wirksamste Zeile kann die unscheinbarste sein: Wer antwortet wann? Wenn Sie nur bis 13 Uhr Besetzung im Büro haben, tragen Sie dieses Fenster ein und benennen Sie intern eine Vertretung. Eine Tochter, die dafür ihre Arbeit unterbricht, sollte beim ersten Versuch die richtige Stelle erreichen können.

Der kostenlose Netzwerkplan bietet eine Wochenliste fürs Team, ein Gesprächsblatt je Partner und ein datiertes Blatt für Einrichtungen. Wochenplan, Gesprächsbogen und Infoblatt gibt es auch als Word-Vorlagen. Wer mit Papier in die Teambesprechung geht, kann genauso mit einer Einrichtung und der nächsten vereinbarten Aufgabe anfangen.

Von der Rückfrage zur Aufnahme: Vier Familien, vier verschiedene Antworten

Im Muster melden sich vier Familien nach den Partnergesprächen. Die Tagespflege klärt die Einzelheiten im eigenen Aufnahmeprozess. Für die gemeinsame Wochenbesprechung reicht folgende anonymisierte Übersicht:

Aus vier Familienanfragen ergeben sich hier zwei neue Gäste mit insgesamt drei regelmäßig vereinbarten Gasttagen. Am Dienstag steigt die geplante Belegung von 12 auf 14, am Donnerstag von 13 auf 14. An beiden Tagen bleibt je ein Platz. Wer jetzt das alte Blatt weitergibt, weckt bei einer Familie womöglich eine Erwartung, die im Belegungsplan schon überholt ist.

Die zuständige Mitarbeiterin aktualisiert deshalb den Stand und gibt den beteiligten Einrichtungen die neue Zahl über den vereinbarten Weg. Dafür genügt ein Satz: „Für die Woche ab [Datum] können wir aktuell dienstags und donnerstags jeweils noch einen regelmäßigen Platz prüfen. Die Angaben zu den Fahrgebieten gelten weiter. Bitte ersetzen Sie das Blatt vom [Datum] durch die heutige Fassung.“

Was kommt auf die Wochenliste, was bleibt im Aufnahmeprozess?

Eine gute Wiedervorlage funktioniert auch dann, wenn die Kollegin, die das erste Gespräch geführt hat, am Freitag frei hat. „Partner anrufen“ ist dafür zu knapp. Ein Kollege kann dagegen mit „Freitag bis 12 Uhr bei der Leitung erfragen, ob das Team mit der Angabe zum Fahrgebiet arbeiten konnte“ sofort übernehmen.

Für diese Partnerplanung genügen Angaben zur Einrichtung und zum vereinbarten Austausch. Persönliche Wünsche, Namen und Versorgungsdetails der Familien bearbeitet das Team im dafür vorgesehenen Aufnahmeprozess. So kann das Gesprächsblatt auch bei einer Übergabe genau das leisten, wofür es gedacht ist.

Woran erkennen Sie nach vier Wochen, was sich verbessern lässt?

Stellen Sie für dieselbe Startwoche die Anfragen, verbindlich gebuchten Gasttage und tatsächlich besuchten Gasttage nebeneinander. Ordnen Sie jede Familie einmal zu, auch wenn sie bei der Pflegeberatung von Ihnen gehört und später Ihre Website aufgerufen hat. Dafür reicht im Erstgespräch die Frage: „Wo haben Sie zuerst von unserer Tagespflege erfahren?“ Kennt jemand die Quelle nicht mehr, bleibt sie offen.

Im Beispiel steigt die geplante Belegung von 70 auf 73 von 75 möglichen Gasttagen. Erst die Anwesenheit zeigt später, wie viele Besuche in dieser Woche tatsächlich stattgefunden haben. Für die nächste Entscheidung ist vor allem der Weg dazwischen interessant:

• Es gibt Rückfragen, aber fast alle betreffen Montag. Prüfen Sie mit der Einrichtung, welches Blatt dort ausliegt und wie die Wochentage im Gespräch beschrieben werden.
• Donnerstags melden sich passende Familien, doch häufig scheitert die Abholung. Erfassen Sie für die Auswertung die betroffenen Ortsteile zusammengefasst. Besprechen Sie mit dem Fahrdienst, ob eine andere Route tragfähig wäre, bevor Sie ein größeres Gebiet ankündigen.
• Das Blatt wurde weitergegeben, anschließend meldet sich niemand. Fragen Sie beim vereinbarten Termin konkret: „Welche Frage konnten Sie mit unserem Blatt im Gespräch noch nicht beantworten?“ Die Antwort kann eine fehlende Erreichbarkeitszeit, eine Frage zu den Kosten oder schlicht aktuell fehlenden Bedarf sichtbar machen.

Für die monatliche Auswertung können Sie Ihre tatsächlich geleisteten Gasttage mit den verfügbaren Plätzen und Öffnungstagen vergleichen. Belegung mit den Kennzahlen der Tagespflege auswerten.

Mit einem Partner und einem freien Tag anfangen

Nehmen Sie Ihren nächsten wiederkehrend freien Wochentag. Wählen Sie eine Einrichtung, die genau dazu schon eine Frage gestellt hat. Tragen Sie Anlass und nächsten Schritt in den Netzwerkplan ein und vereinbaren Sie, wie der Partner künftig erfährt, wenn sich die Belegung ändert. Damit hat Ihr Team bereits einen Arbeitsauftrag für diese Woche.

Wenn bei Ihnen regelmäßig dieselben Wochentage frei bleiben, bringen Sie die Belegung einer typischen Woche, das Fahrgebiet und die häufigste Rückfrage Ihrer Partner ins Gespräch mit. Gemeinsam können wir einordnen, ob Familien Sie noch zu selten finden, ob die Partnerinformation zu ungenau ist oder ob vor allem die Anfahrt einer Aufnahme im Weg steht. Auslastung meiner Tagespflege mit Tobias Werner besprechen.