Netzwerkplan für Tagespflegen: Kooperationen und Wiedervorlagen planen

Mit welchen Kooperationspartnern sollte eine Tagespflege beginnen?

Nehmen Sie eine Frage, die Angehörige in dieser Woche tatsächlich gestellt haben. Ging es um die Abholung im Nachbarort, den Ablauf eines ersten Besuchs oder einen einzelnen Entlastungstag? Wählen Sie als ersten Kontakt die Einrichtung, bei der diese Frage ebenfalls auftaucht. Eine Pflegeberatung braucht häufig eine andere Information als ein Begegnungszentrum, das einen offenen Nachmittag plant. Wenn Sie noch keine passende Beratungsstelle kennen, können Sie in der Datenbank des Zentrums für Qualität in der Pflege nach Angeboten in Ihrer Umgebung suchen: Beratungsstellen in der Umgebung suchen.

Öffnen Sie die Partnerkarte und schreiben Sie einen Satz aus Sicht der anderen Einrichtung. „Familien aus dem Westen wissen nicht, ob wir dort abholen“ ist konkret genug. Daraus ergibt sich, was Sie vorbereiten müssen: eine aktuelle Auskunft zum Fahrgebiet und eine Telefonnummer für die individuelle Klärung. Das erste Gespräch kann dann mit einer echten Frage beginnen.

Fragen Sie zum Beispiel: „Welche Angabe fehlt Ihnen, wenn eine Familie nach einem Kennenlerntermin fragt?“ Notieren Sie die gewünschte Unterlage, den Rückmeldeweg und einen Termin. So entsteht aus dem Gespräch eine Aufgabe, die auch eine Kollegin übernehmen kann.

Welche Termine passen noch in diese Woche?

Am Donnerstag, 4. März, steht im Muster eine überfällige Rückmeldung mit zehn Minuten und eine heutige Zusage mit 15 Minuten an. Bei 30 Minuten Wochenbudget bleiben fünf Minuten. Der Anruf am Donnerstag darauf steht bereits in der rollierenden Wiedervorlage. Seine 20 Minuten gehören aber zur nächsten Kalenderwoche. Prüfen Sie zuerst die überfällige Zusage. Ist sie überholt, halten Sie den neuen Termin mit der Einrichtung ausdrücklich fest.

Ihr eigener Entwurf bleibt erhalten.

Dienstags sind zwei Plätze frei. Was hilft einer Beratungsstelle wirklich?

Eine allgemeine Nachricht über freie Plätze wirft schnell neue Fragen auf. Gilt das Angebot für den nächsten Dienstag oder regelmäßig? Ist die Abholung im betreffenden Ortsteil möglich? Wer kann einem Angehörigen erklären, wie der erste Besuch abläuft? Tragen Sie diese Angaben auf dem Partnerblatt zusammen und versehen Sie es mit einem Datum. Sobald sich die Belegung ändert, prüfen Sie, wer von Ihnen eine ältere Fassung bekommen hat.

Ein Pflegestützpunkt unterstützt Menschen bei der Orientierung in den verfügbaren Angeboten (Bundesgesundheitsministerium zu Pflegestützpunkten). Bieten Sie verständliche Angaben an, die eine Familie für ihre eigene Entscheidung nutzen kann. Fragen Sie beim Gespräch: „Welche Information fehlt Ihnen auf unserem Blatt?“ Lautet die Antwort „die Rückrufzeit“, ergänzen Sie diese Zeile. Damit haben Sie für die nächste Familie bereits eine konkrete Hürde beseitigt.

Ein Partner braucht eine Auskunft, die er einer Familie erklären kann: Wann wäre ein Besuch möglich, aus welchen Ortsteilen kommt eine Abholung infrage und wo lässt sich das klären? Im Muster ist am 4. März der 9. März als Besuchstag bestätigt. Zur Weitergabe gilt die Meldung bis einschließlich 8. März. Ist ein Platz inzwischen vergeben, ändern Sie die Meldung und sehen Sie nach, welche Einrichtungen die alte Fassung tatsächlich erhalten haben. Für ein allgemeines Kennenlernen reicht auch eine Information ohne Platzzahl.

Eigenes Partnerinfoblatt in Word bearbeiten oder online im Werkzeug ausfüllen. Ein ergänzendes Beispiel aus der ambulanten Pflege zeigt eine Kapazitätsmeldung für Sozialdienste.

Wie bleiben Zusagen nach dem Gespräch verlässlich?

Die Pflegeberatung bittet am Donnerstag um ein Infoblatt. „Kontakt pflegen“ hilft der Kollegin am nächsten Morgen kaum. „Leitung stellt am Donnerstag das Blatt mit Fahrgebiet und Rückrufzeit bereit“ beschreibt eine überprüfbare Zusage. Halten Sie nach dem Gespräch kurz fest, ob die Unterlage übergeben wurde und ob die andere Seite eine Rückmeldung wünscht.

Nehmen Sie für die nächste Teambesprechung die Liste der offenen Zusagen mit. Beginnen Sie mit den überfälligen Punkten. Prüfen Sie danach, welche Aufgabe heute eine Entscheidung braucht. Wenn ein Partner zurückrufen möchte und kein Nachfassen vereinbart wurde, dokumentieren Sie genau das. Ein neues Datum ist sinnvoll, wenn es einen Anlass oder eine tatsächliche Zusage gibt.

Woran merkt die Leitung, ob sich die Netzwerkarbeit lohnt?

Sehen Sie am Monatsende auf das, was das Team selbst nachvollziehen kann: Welche gewünschte Auskunft haben wir geliefert? Welche zugesagten Rückmeldungen sind noch offen? Welche Frage haben mehrere Einrichtungen gestellt? Fragen zwei Partner unabhängig voneinander nach einer Anfahrt aus demselben Ortsteil, prüfen Sie mit der Fahrdienstplanung, was Sie verlässlich sagen können (Was kostet eine zusätzliche Fahrt?). Aktualisieren Sie danach das Infoblatt.

Zwei Gespräche sind zunächst zwei Gespräche. Ob daraus Kennenlerntermine oder belegte Plätze entstehen, erfahren Sie erst aus Ihrer tatsächlichen Anfrage- und Belegungsdokumentation. Eine hilfreiche Kooperation kann sich auch darin zeigen, dass Familien gleich die richtige Telefonnummer erhalten oder der Ablauf für einen ersten Besuch verständlich geworden ist.

Planen Sie mehrere regionale Aktionen, etwa einen offenen Nachmittag im Quartierstreff? Quartierstermine in den Marketingplan übernehmen. Ihre Eingaben aus diesem Werkzeug werden dabei nicht übertragen.

Häufige Fragen

Was schreibe ich beim ersten Kontakt?

Nennen Sie den konkreten Anlass und fragen Sie, welche Informationen die Einrichtung für ihre Arbeit braucht. Vereinbaren Sie am Ende nur den nächsten tatsächlich gewünschten Schritt.

Was mache ich, wenn der freie Platz inzwischen vergeben ist?

Aktualisieren Sie die Kapazitätsmeldung und prüfen Sie, wem Sie den vorherigen Stand gegeben haben. Für weitere Gespräche können Sie ein allgemeines Blatt ohne Platzzahl verwenden.

Kann eine Kollegin mit meinem Plan weiterarbeiten?

Übergeben Sie die lokale Arbeitsdatei oder drucken Sie die Wochenliste. Eine importierte Datei ist eine Kopie mit dem angegebenen Stand. Spätere Änderungen müssen erneut übergeben werden.