Wohin gehören 1.500 Euro Verwaltungskosten? Ein Monatsbeispiel für die Tagespflege

„Im ersten Monatsblatt hat unser Fahrdienst 700 Euro Minus, in der neuen Fassung nur noch 500. Was haben wir verbessert?“ Die Fahrdienstleitung hat weder einen Dienst gestrichen noch eine Tour geändert. Der Unterschied steckt in einer Zeile, die zunächst niemand im Blick hatte: 1.500 Euro gemeinsam genutzte Verwaltungszeit. In der ersten Fassung entfielen davon pauschal 500 Euro auf den Fahrdienst. Nach Auswertung der Tätigkeiten waren es 300 Euro. Damit sind die 200 Euro erklärt. Offen bleibt, wodurch die übrigen 500 Euro Minus entstehen.

Für die Monatsbesprechung sind beides gute Fragen. Die erste kann die Buchhaltung mit dem Verteilungsnachweis beantworten. Für die zweite braucht die Leitung Fahrdiensterlöse, Kosten und Tourendaten. Der folgende Musterfall zeigt, wie Sie die Unterlagen so vorbereiten, dass am Ende die richtige Person an der richtigen Frage arbeitet.

Welche Information liefert das Sachkonto, welche die Kostenstelle?

Stellen Sie sich den Zeitnachweis einer Verwaltungskraft vor. Am Vormittag bearbeitet sie die Aufnahme neuer Gäste, danach stimmt sie Essensbestellungen ab und klärt eine geänderte Abholroute. Das Sachkonto beschreibt die Art des gebuchten Aufwands, in diesem Fall den Personalaufwand. Für die interne Auswertung interessiert zusätzlich, für welchen Bereich die Arbeitszeit anfiel. Diese Information liefert die Kostenstellenzuordnung.

Der DATEV-Standardkontenrahmen SKR 45 ist für soziale Einrichtungen konzipiert, die nach der Pflege-Buchführungsverordnung arbeiten, darunter teilstationäre Einrichtungen. Welche Sachkonten und Kostenstellen Ihre Tagespflege tatsächlich verwendet, sehen Sie im betrieblichen Konten- und Kostenstellenplan. Für das Gespräch mit Ihrer Buchhaltung genügt zuerst die Position mit Belegbezug. DATEV beschreibt den SKR 45 und seinen Anwendungsbereich.

Soweit § 7 der Pflege-Buchführungsverordnung auf Ihre Einrichtung anzuwenden ist, sollen sich die Kosten aus der Buchführung nachvollziehen und den betrieblichen Bereichen nach ihrer Verursachung zuordnen lassen. Die Ausgestaltung richtet sich nach Aufgaben und Struktur der Einrichtung. Die drei Bereiche im folgenden Beispiel dienen der internen Monatsbesprechung. § 7 PBV zur Kosten- und Leistungsrechnung

Schritt 1: Den Monat abgrenzen und die Ausgangssummen sichern

Wählen Sie einen abgeschlossenen Leistungsmonat. Legen Sie die Monatsauswertung, den Abrechnungsnachweis für die Erlöse und den Nachweis für die gemeinsam genutzte Verwaltungszeit nebeneinander. Im Beispiel betrachtet die Leitung ausschließlich Pflege/Betreuung, Verpflegung und Fahrdienst ihrer Tagespflege. Weitere Positionen, die Ihre eigene Einrichtung etwa für Unterkunft oder Investitionen getrennt führt, behalten bei Ihnen ihre eigene Zuordnung.

Damit stehen zwei Kontrollsummen fest: 24.000 Euro Erlöse und 23.900 Euro Kosten. Der Saldo der hier ausgewerteten Positionen beträgt +100 Euro. Schreiben Sie die drei Zahlen vor der Verteilung auf. Wenn anschließend die Summe Ihrer Bereichsergebnisse davon abweicht, ist mindestens ein Betrag offen, doppelt enthalten oder mit dem falschen Vorzeichen eingeflossen. Der Saldo dieses Ausschnitts sagt noch nichts über den Gewinn des gesamten Trägers aus.

Schritt 2: Die Sammelzeile von 21.000 Euro anhand der Abrechnung auflösen

Für den Beispielmonat enthält der Leistungsnachweis zwei Teilsummen. 18.000 Euro entfallen auf Pflege und Betreuung, 3.000 Euro auf Verpflegung. Zusammen ergeben sie exakt die 21.000 Euro aus der Monatsauswertung. Die zusätzlich ausgewiesenen 3.000 Euro Fahrdiensterlös stammen aus einer eigenen Zeile. Zwei gleich hohe Beträge sind hier durch unterschiedliche Leistungen belegt.

Die beiden Teilsummen ersetzen die Sammelzeile in der Bereichsauswertung. Würde die Leitung die Originalzeile zusätzlich zu ihren Bestandteilen stehen lassen, stünden am Ende 45.000 statt 24.000 Euro in der Erlösübersicht. Die ursprüngliche Zeile bleibt als Beleg nachvollziehbar.

Wenn die Aufschlüsselung fehlt: Lassen Sie die 21.000 Euro im Gesamtbetrag stehen und kennzeichnen Sie sie für die Bereichsauswertung als ungeklärt. Eine präzise Rückfrage lautet: „Welche Positionen unserer Abrechnung ergeben für diesen Leistungsmonat zusammen die 21.000 Euro? Ist ein Fahrdienstanteil enthalten, der bereits an anderer Stelle ausgewiesen wird?“ Bis zur Antwort ist das Gesamtergebnis berechenbar. Die Erlössalden der betroffenen Bereiche bleiben vorläufig.

Schritt 3: Die gemeinsame Verwaltungszeit nach einer überprüfbaren Grundlage verteilen

Im ersten Entwurf hat das Team den Betrag von 1.500 Euro gleichmäßig auf drei Bereiche verteilt. Jeder Bereich trägt 500 Euro. Für die Überarbeitung liegt ein Tätigkeitsnachweis über 50 Stunden vor. Er umfasst genau die Arbeit, aus der die 1.500 Euro entstanden sind. Im Muster wird für alle Stunden derselbe Kostensatz von 30 Euro angesetzt.

Der Vorteil des Zeitnachweises liegt darin, dass ein Kollege den Betrag später nachrechnen kann: 10 von 50 Stunden betrafen den Fahrdienst, also entfallen 20 % der 1.500 Euro auf diesen Bereich. Sind mehrere Personen mit deutlich unterschiedlichen Kostensätzen beteiligt, prüfen Sie die Zeit je Person oder Rolle zu ihrem jeweiligen Satz. Ein gemeinsamer Stundenschlüssel kann sonst trotz sorgfältiger Zeiterfassung einen verzerrten Kostenanteil ergeben.

Prüfen Sie auch den Weg der Kosten. In der Buchhaltung können die 1.500 Euro zunächst vollständig auf einer Verwaltungskostenstelle stehen. Werden sie für die interne Auswertung auf die drei Bereiche umgelegt, muss die Summenbildung diese Entlastung der Verwaltung berücksichtigen. Andernfalls erscheinen die 1.500 Euro einmal im Verwaltungsblock und ein zweites Mal in den empfangenden Bereichen. Im Muster müssen alle ausgewerteten Kosten zusammen weiterhin 23.900 Euro ergeben.

Warum sich der Fahrdienst verbessert und die Tagespflege insgesamt gleich dasteht

Die direkt zugeordneten Kosten betragen 16.800 Euro für Pflege/Betreuung, 2.400 Euro für Verpflegung und 3.200 Euro für den Fahrdienst. Daran hat sich zwischen den beiden Auswertungen nichts geändert. Gegenübergestellt werden zwei Fassungen desselben Monats.

Jetzt lässt sich die Eingangsfrage beantworten. Pflege/Betreuung trägt nach Nachweis 400 Euro mehr Verwaltungskosten als im ersten Entwurf. Verpflegung und Fahrdienst tragen jeweils 200 Euro weniger. Der Fahrdienst hat dieselben Gäste zu denselben Kosten befördert.

Welche Entscheidung ist trotzdem möglich? Schon vor der Verwaltungsumlage stehen beim Fahrdienst 3.000 Euro Erlös den direkt zugeordneten Kosten von 3.200 Euro gegenüber. Diese Lücke von 200 Euro bleibt auch dann bestehen, wenn der Verteilungsschlüssel zur Diskussion steht. Von den 500 Euro Minus nach Umlage stammen also 200 Euro aus der Differenz zwischen Erlös und direkten Kosten und weitere 300 Euro aus der zugeordneten Verwaltung. Nehmen Sie diese Trennung mit ins Gespräch, bevor Sie Änderungen an einer Tour erwägen. Für den nächsten Prüfschritt brauchen Sie die tatsächlichen Personenfahrten und Kosten desselben Umfangs. Fahrdienstkosten je Personenfahrt prüfen.

Welcher Nachweis passt zu welcher Position?

Ein Schlüssel passt zur Position, wenn Sie erklären können, warum gerade diese Bezugsgröße ihren Anteil abbildet. Ein Beispiel: Mehr Gasttage können mehr Mahlzeiten bedeuten. Für Verwaltungsarbeit bei kurzfristigen Tourenänderungen sagt die Zahl der ausgegebenen Mahlzeiten wenig aus. Dokumentieren Sie zu einem Schlüssel deshalb einen kurzen Satz zur Herleitung und den Zeitraum der verwendeten Daten. Wird später ein Standort ergänzt oder der Fahrdienst ausgelagert, hat die Leitung einen konkreten Anlass, den Schlüssel zu überprüfen.

Eine Position für die nächste Monatsbesprechung vorbereiten

Beginnen Sie mit der Zeile, bei der Ihr Team zuletzt unterschiedliche Beträge genannt hat. Das SKR-45-Tool hilft Ihnen, eine Monatsposition centgenau auf Bereiche zu verteilen und offene Fragen für die Buchhaltung festzuhalten. Eine Position mit Betrag genügt für den Einstieg. Angaben zu Schlüssel, Sachkonto und PBV-Bezug können Sie ergänzen, soweit sie vorliegen.

Ein ausgefüllter Vermerk aus dem Muster könnte lauten: „Verwaltungszeit im Leistungsmonat: 1.500 Euro. Grundlage: 50 Stunden laut Tätigkeitsübersicht. Vorgeschlagene Verteilung: 900 Euro Pflege/Betreuung, 300 Euro Verpflegung, 300 Euro Fahrdienst. Die Buchhaltung prüft bis zur Freitagsbesprechung, ob Teile davon bereits direkt in den Bereichen erfasst sind.“ Das ist konkret genug, um die Zeile zu prüfen und die Regel bei Bestätigung auch im nächsten Monat wiederzufinden.

Wenn ein Bereich Ihrer Tagespflege seit mehreren Monaten auffällig ist, nehmen Sie eine anonymisierte Monatszeile, den bisherigen Schlüssel und die zugehörige Kontrollsumme mit ins Gespräch. Mit Tobias Werner können Sie einordnen, welche betriebliche Entscheidung sich daraus ableiten lässt und welche Einzelheiten Ihre Buchhaltung für die endgültige Zuordnung braucht. Monatsauswertung meiner Tagespflege besprechen.