SKR 45 in der Tagespflege: Kosten und Erlöse den richtigen Bereichen zuordnen

Telefonkosten sind gebucht. Weshalb braucht die Tagespflege noch eine Kostenstelle?

Anhand des Sachkontos erkennt Ihre Buchhaltung die Art eines Geschäftsvorfalls. Bei einer Telefonrechnung beantwortet das die erste Frage: Wofür ist Geld angefallen? Für die Leitung ist eine zweite Frage wichtig: Wer hat den Anschluss genutzt?

Bevor Sie Prozentwerte schätzen, schauen Sie auf die Rechnung. Sind Rufnummern oder Leistungspositionen einem Bereich eindeutig zugeordnet, können Sie die Beträge direkt übernehmen. Ein Schlüssel hilft Ihnen bei dem Teil, den mehrere Bereiche gemeinsam nutzen. Halten Sie daneben kurz fest, woher die Anteile stammen und für welchen Zeitraum sie gelten.

Welcher Verteilungsschlüssel passt zu welchem Aufwand?

Bei unterschiedlichen Portionskosten sollten Sie mit der Buchhaltung eine aussagekräftigere Grundlage vereinbaren. Der Schlüssel soll den tatsächlichen Verbrauch möglichst gut abbilden.

Bei einem gemeinsam eingesetzten Fahrzeug beantworten oft die betrieblich dokumentierten Kilometer die Frage nach der Nutzung. Eine reine Telefonrechnung lässt sich unter Umständen genauer nach Rechnungspositionen aufteilen. Unterlagen, aus denen Sie den Schlüssel ableiten, sollten Sie auch bei der nächsten Monatsbesprechung wiederfinden können.

Warum stehen im Beispiel sowohl 900 als auch 850 Euro?

Wer nur die verteilten Zeilen ausdruckt, gibt der Buchhaltung ein unvollständiges Bild. Nehmen Sie die offenen Zuordnungen mit. Und lesen Sie einen einzelnen Bereichssaldo im Zusammenhang mit den ausgewählten Positionen: Im Beispiel enthält der Fahrdienst nur 90 Euro Telefonaufwand. Über die Wirtschaftlichkeit des gesamten Fahrdienstes sagt dieser Ausschnitt noch nichts aus. Dafür: Fahrdienstkosten je Personenfahrt berechnen.

Was nehme ich zur nächsten Besprechung mit der Buchhaltung mit?

Legen Sie die Monatsauswertung, den eigenen Kontenplan und den Nachweis für die größte geteilte Position nebeneinander. Drucken Sie die Übersicht der offenen Zuordnungen aus. Eine gute Rückfrage benennt den Beleg, die fehlende Information und die Entscheidung, die danach möglich ist. Für die 50 Euro Wartung (Muster) genügt: ‚Welches Gerät nennt der Servicevertrag und welcher Bereich nutzt es?‘ Für die Telefonrechnung: ‚Können wir die Verwaltungsanschlüsse und das Fahrzeugtelefon in der monatlichen Auswertung künftig getrennt erkennen?‘

Tragen Sie die Antwort, den Nachweis und den Monat ein, ab dem Sie den Schlüssel anwenden. Wenn sich beispielsweise die Fahrzeugnutzung ändert, prüfen Sie den Schlüssel erneut. So weiß die Leitung im Folgemonat, welche Positionen sie direkt übernehmen kann und welche erneut auf den Tisch gehören.

Wie hängen SKR 45, PBV und betriebliche Kostenstellen zusammen?

Die Pflege-Buchführungsverordnung erfasst unter anderem zugelassene Tagespflegen mit SGB-XI-Versorgungsvertrag, grundsätzlich unabhängig von ihrer Rechtsform. Für gemischte Einrichtungen im Sinne von § 1 Abs. 2 begrenzt die Verordnung ihren Anwendungsbereich auf die zugelassenen SGB-XI-Leistungen. Andere Rechnungs- und Aufzeichnungspflichten sind gesondert zu beachten.

Anlage 4 zur PBV enthält den Kontenrahmen für die Buchführung. § 3 Abs. 2 lässt einen abweichenden Kontenplan mit einer ordnungsmäßigen Überleitung auf diesen Rahmen zu. DATEV bietet mit dem SKR 45 eine darauf ausgerichtete Branchenlösung an. Ihr betrieblicher Kontenplan zeigt, welche Sachkonten Ihre Einrichtung tatsächlich verwendet.

Für die Kostenstellen ist § 7 einschlägig. Die Einrichtung bildet die für ihre Aufgaben und Struktur erforderlichen Kostenstellen. Anlage 5 stellt dafür ein Muster bereit, etwa für Verwaltung und Küche. Der dort genannte innerbetriebliche Transport ist eine andere Aufgabe als die Beförderung von Tagesgästen. Stimmen Sie für Ihren Gästefahrdienst eine passende betriebliche Zuordnung ab. Das Arbeitsblatt bereitet solche Entscheidungen vor. Ob der Betrieb die Anforderungen an Buchführung und Kostenrechnung insgesamt erfüllt, lässt sich aus den erfassten Monatspositionen allein nicht beurteilen.

Womit beginnen Sie im eigenen Monat?

Wählen Sie für den ersten Durchlauf einen Beleg mit bekannter Nutzung. Übernehmen Sie Monat, Art und Betrag. Tragen Sie bei einer Telefonrechnung die belegten Kosten je Anschluss ein oder leiten Sie daraus die Anteile ab. Fehlt bei der nächsten Position der Nachweis, erfassen Sie diese bereits mit ihrem bekannten Betrag und einer konkreten Rückfrage. So lässt sich die Monatsbesprechung vorbereiten, auch wenn noch Unterlagen fehlen.

Häufige Fragen

Muss eine kleine Tagespflege den DATEV-SKR 45 verwenden?

Für die Wahl des Kontenplans sind die Vorgaben der PBV und ein etwaiges Überleitungsverfahren entscheidend. § 9 enthält Befreiungen. Bei teilstationären Einrichtungen mit durchschnittlich bis zu acht Plätzen im abgelaufenen Geschäftsjahr greift die Befreiung nach Absatz 1 grundsätzlich, wenn der Umsatz aus dem SGB-XI-Versorgungsauftrag ohne Investitionsaufwendungen im selben Jahr 500.000 Euro nicht übersteigt. Bei durchschnittlich neun bis fünfzehn Plätzen kommt eine vollständige oder teilweise Befreiung auf Antrag in Betracht. Auch für befreite Einrichtungen nennt Absatz 3 Anforderungen an eine vereinfachte Einnahmen- und Ausgabenrechnung sowie fortbestehende Auskunfts- und Nachweispflichten. Klären Sie Ihren konkreten Fall mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung.

Welche Nummer kommt in das Feld ‚Eigenes Sachkonto‘?

Übernehmen Sie die Nummer aus Ihrem Kontenplan. Bei Telefonkosten finden Sie im gesetzlichen Rahmen die Position 683 und im DATEV-Standard 2026 beispielsweise 6846. Das zu Ihrer Einrichtung passende Sachkonto können Sie später ergänzen.

Kann ich anfangen, wenn mir ein Schlüssel fehlt?

Ja. Erfassen Sie den bekannten Betrag und wählen Sie ‚Zuordnung klären‘. Der Betrag zählt zur Gesamtsumme und wird in der separaten Rückfragenliste ausgewiesen.

Quellen und Stand

Recherchestand 11.11.2026, DATEV-Ausgabe Januar 2026 (Ausgabe 2026). Maßgeblich sind die geltende Fassung und der betriebseigene Kontenplan.

• PBV – Anwendungsbereich (§ 1)
• PBV – Buchführung und Kontenrahmen (§ 3)
• PBV – Kosten- und Leistungsrechnung (§ 7)
• PBV – Befreiungen (§ 9)
• PBV – Anlage 4, Kontenrahmen
• PBV – Anlage 5, Muster für Kostenstellen
• DATEV – SKR 45 für soziale Einrichtungen nach PBV, Art. 11088 (Originaldownload über die Produktseite)

Weitere Arbeitshilfen

• Belegung und Monatsergebnis der Tagespflege prüfen
• Erlöse mit den Fahrdienstkosten vergleichen
• Monatscontrolling für ambulante Pflegedienste (andere Betriebsart: ambulanter Pflegedienst)
• Alle kostenlosen Pflege-Tools