Welche Fahrt gehört zu einem zusätzlichen Pflegeeinsatz?
Vergleichen Sie denselben Tourenabschnitt mit und ohne den geplanten Besuch. Die bisherige direkte Verbindung zwischen zwei Besuchen dauert fünf Minuten. Über den neuen Besuch dauert die Verbindung zwölf Minuten. Für Ihre Rechnung kommen sieben Wegeminuten hinzu. Ermitteln Sie die zusätzlichen Kilometer mit demselben Vorher-nachher-Vergleich. Ein Stau kann die aufgewendete Zeit erhöhen, obwohl die Strecke gleich bleibt.
Für eine einzelne Hin- und Rückfahrt rechnen Sie mit beiden zugehörigen Strecken. Sitzen zwei Mitarbeitende im selben Fahrzeug, bindet die Fahrt die Zeit beider Personen. Die gefahrenen Kilometer fallen für dieses Fahrzeug einmal an. So können zehn Minuten gemeinsame Fahrt mehr Personalkosten verursachen als zehn Minuten Fahrt einer einzelnen Pflegekraft.
Welcher Stundensatz passt zur Einsatzkalkulation?
Der Rechner bewertet jede erfasste Minute einer Rolle gleich. Teilen Sie dafür die jährlichen Personalkosten der Rolle durch deren tatsächliche Anwesenheitsstunden. Bei beispielhaften 54.000 € und 1.500 Stunden ergibt sich ein Satz von 36 € je Anwesenheitsstunde. Eine zusätzliche Minute kostet in diesem Beispiel 0,60 €.
Ein Fachleistungsstundensatz beantwortet eine andere Frage: Welcher Betrag muss in der unmittelbar abrechenbaren Zeit erwirtschaftet werden? Dort können Wege, Dokumentation und Ausfallzeiten bereits eingerechnet sein. Prüfen Sie deshalb vor der Übernahme eines internen Satzes, durch welche Stunden Ihre Kostenrechnung geteilt hat. Vergleichen Sie auch, ob Fahrzeug, Material oder Gemeinkosten bereits enthalten sind.
Anwesenheits- und Leistungsstunden herleiten
Was verändern zehn Minuten mehr Wegezeit?
Nehmen wir einen frei gewählten Beispielbesuch. Zu 42 € Leistungserlös kommen 5 € gesondert vereinbarter Wegeerlös. Eine Pflegefachkraft erbringt 30 Minuten direkte Leistung. Hinzu kommen zehn Minuten Weg und fünf Minuten zusätzliche Dokumentation. 45 Minuten zu 36 € pro Stunde ergeben 27 € Personalkosten. Acht zusätzliche Kilometer zu 0,40 € kosten 3,20 €. Mit 1,80 € Material ergeben sich 32 € Kosten. Bei 47 € Erlös bleiben 15 € je Besuch. Gemeinkosten sind hier mit 0 € angesetzt.
In Variante B dauert dieselbe Strecke zehn Minuten länger. Der Kilometeraufwand bleibt gleich. Die zusätzlichen Personalkosten betragen 6 €. Der Saldo sinkt auf 9 € je Besuch. Bei zwölf gleichen Einsätzen entspricht das 108 € im Monat gegenüber 180 € in Variante A. Der Unterschied von 72 € macht sichtbar, was das Zeitfenster in diesem Beispiel für die Tour bedeutet.
Einsatzergebnis im Monatscontrolling einordnen
Wie nutze ich das Ergebnis in der Tourenbesprechung?
Bringen Sie die beiden Varianten mit ihren Annahmen ins Team. Wählen Sie bei stark unterschiedlichen Ergebnissen zuerst die Eingabe, die Sie vor Ort prüfen können: Ist die zusätzliche Wegezeit realistisch? Kommt regelmäßig eine zweite Fachkraft hinzu? Entsteht außerhalb des Besuchs noch Dokumentationszeit? Ändern Sie jeweils eine Annahme, damit die Ursache der Differenz sichtbar bleibt.
Ein positiver Saldo beschreibt den Betrag nach den erfassten Kosten. Prüfen Sie vor einer Entscheidung, welche Gemeinkosten er noch tragen muss. Die PDL beurteilt daneben den Versorgungsbedarf, die erforderliche Qualifikation und die verlässliche Einhaltung des Zeitfensters. Halten Sie für die nächste Besprechung fest, welche Planwerte Sie mit beobachteten Zeiten abgleichen.
Für Privatleistungen, die Sie Kunden mit Gesamtpreis anbieten: Preise für Privatleistungen verständlich zeigen.
Sie möchten Ihre betrieblichen Stundensätze und Kostenumlagen einordnen? Bringen Sie Ihre anonymisierten Beispielwerte in die Beratung mit.
Einsatzkalkulation mit Pflegeberatung Werner besprechenHäufige Fragen zur Einsatzkalkulation
- Wie rechne ich eine zweite Pflegekraft?
- Erfassen Sie sie in einer eigenen Zeile mit den tatsächlich gebundenen Minuten und ihrem eigenen betrieblichen Kostensatz. 15 Minuten zu 24 € je Anwesenheitsstunde verursachen 6 € zusätzliche Personalkosten. Fährt die zweite Person im selben Auto mit, ergänzen Sie ihre Wegezeit, während die Fahrzeugkilometer gleich bleiben.
- Kann ich einen Leistungskomplex oder einen Gesamtpreis eingeben?
- Verwenden Sie den Erlös, der für diesen konkreten Besuch nach Ihrer Vereinbarung zu erwarten ist. Ist die Anfahrt im Gesamtbetrag enthalten, setzen Sie den separaten Wegeerlös auf 0 €. Mehrere Leistungen können Sie als einzelne Positionen anlegen.
- Worin unterscheidet sich der Einsatzrechner vom Umsatzrechner?
- Hier prüfen Sie, welche Kosten ein konkreter Besuch mit seiner Tourenlage auslöst. Der Umsatzrechner betrachtet die wirtschaftliche Planung für einen Monat. Die Hochrechnung im Einsatzrechner gilt nur für Besuche mit denselben Annahmen.
- Welche Angaben brauche ich aus meinem Betrieb?
- Bereiten Sie vereinbarte Erlöse, Zeiten pro Rolle, Anwesenheitskostensätze, zusätzliche Kilometer und den Fahrzeugkostensatz vor. Für Material und Gemeinkosten verwenden Sie Ihre örtlichen Kalkulationswerte. Persönliche Angaben zu versorgten Menschen werden nicht benötigt.
