So gewinnst du 2027 neue Mitarbeiter für deinen Pflegedienst

Für Inhaber und Pflegedienstleitungen in Deutschland · Rechts- und Recherchestand 10. November 2026

„Teilzeit wäre für mich interessant. Um wie viel Uhr bin ich nach der Frühschicht wirklich fertig?“ Eine erfahrene Pflegefachkraft stellt diese Frage womöglich schon am Telefon. Wenn sie nur „Das kommt auf die Tour an“ hört, bleibt genau der Punkt offen, von dem ihr Wechsel abhängt. Kann deine Pflegedienstleitung dagegen einen typischen Dienst zeigen, das Ende der Schicht erklären und sagen, wer bei Verzögerungen übernimmt, habt ihr etwas Konkretes zu besprechen.

Wer für 2027 Pflegekräfte gewinnen will, kann deshalb mit dem nächsten offenen Dienst anfangen. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie daraus ein tragfähiges Stellenangebot wird, wie du ehemalige Pflegekräfte erreichst und woran du erkennst, ob eine Einstellung dein Team wirklich entlastet.

Finde heraus, wen du zu welcher Uhrzeit brauchst

Nimm die letzten vier Wochen Dienstplan zur Hand. Markiere die Dienste, die die PDL selbst übernommen hat, für die jemand aus dem Frei kam oder die du nur mit Überstunden besetzen konntest. Schreib daneben, welche Qualifikation tatsächlich erforderlich war und wann die letzte Übergabe beendet war. Du erfährst dabei oft mehr über die gesuchte Stelle als aus der bisherigen Stellenbeschreibung.

Ein Beispiel: In zwei Wochen fehlen acht Fachkraftdienste von jeweils fünf Stunden. Das sind 40 Stunden in zwei Wochen, im Mittel 20 pro Woche. Eine einzige Teilzeitstelle könnte die Lücke schließen, sofern Einsatzzeiten, Qualifikation und Wochenenden passen. Liegen vier dieser Dienste gleichzeitig in zwei Touren, brauchst du für diese Zeiten zwei Personen. Eine Unterschrift unter einen 20-Stunden-Vertrag löst das Problem dann nur teilweise.

Klär danach mit dem bestehenden Team, ob jemand freiwillig zusätzliche, genau passende Stunden übernehmen möchte. Frage konkret nach den offenen Zeitfenstern. Ein dauerhaft überlastetes Team durch weitere Mehrarbeit zu entlasten, geht rechnerisch selten auf. Plane Urlaub und Krankheitsvertretung gesondert. Personal- und Stundenplanung im Controlling-Rechner

Was du 2027 bei Gehalt und Qualifikation beachten musst

Pflegemindestentgelt und dein tatsächliches Gehaltsangebot

Die Tabelle nennt die gesetzlichen Untergrenzen. Für einen zugelassenen SGB-XI-Pflegedienst ist zusätzlich der jeweils maßgebliche Entlohnungsweg zu berücksichtigen, etwa Tarifbindung, kirchliche Arbeitsrechtsregelungen oder die Orientierung an regional üblichen Entlohnungsniveaus. Beim regionalen Modell gelten die veröffentlichten Werte für die jeweiligen Beschäftigtengruppen im Durchschnitt und die Vorgaben zu den pflegetypischen Zuschlägen. Ein regionaler Gruppenwert ist deshalb keine fertige Gehaltsangabe für eine einzelne Bewerberin. Pflegearbeitsbedingungenverordnung § 2 · Entlohnung nach § 72 SGB XI

Lass vor Veröffentlichung den tatsächlichen Bruttogrundlohn, die Einstufung und die Zuschläge bestätigen. Ein Beispiel für das Bewerbungsgespräch: Bei 20 Wochenstunden und 30 € brutto je Stunde ergeben sich mit 52 Wochen geteilt durch zwölf Monate rechnerisch rund 2.600 € durchschnittliches Monatsgrundentgelt. Erkläre, wie ihr vertraglich abrechnet und welche Zuschläge zusätzlich anfallen. Eine Pflegekraft kann dieses Angebot mit ihrer jetzigen Stelle vergleichen, ohne aus einem Maximalbetrag die Zahl ihrer künftigen Sonntagsdienste erraten zu müssen.

Gehaltstransparenz: Artikel 5 der EU-Entgelttransparenzrichtlinie sieht eine rechtzeitige Information über das Einstiegsentgelt oder die Spanne vor und nennt dafür unter anderem die Stellenausschreibung. Die deutsche Umsetzung stand am 10. November 2026 noch aus. Für deine Anzeige ist die praktische Entscheidung schon heute möglich: Nenne das freigegebene Entgelt, erläutere die Einstufung und frage im Gespräch nach den Erwartungen an die neue Stelle. Prüfe vor Veröffentlichung 2027 den dann geltenden deutschen Rechtsstand. EU-Richtlinie, Artikel 5 · Stand der Umsetzung bei der IHK

Zwei Änderungen für deine Personalplanung

Minijobs: Ab Januar 2027 beträgt die monatliche Geringfügigkeitsgrenze 633 €. Bei angenommenen 30 € pro Stunde entsprechen das rechnerisch 21,1 Stunden im Monat, wenn keine weiteren anzurechnenden Entgeltbestandteile hinzukommen. Vier Einsätze zu fünf bezahlten Stunden ergeben 600 €. Brauchst du verlässlich zwei solche Dienste pro Woche, ist der Minijob dafür zu klein. Lass die konkrete Entgeltprognose einschließlich relevanter Zahlungen durch die Lohnabrechnung prüfen. Minijob-Zentrale zu den Geringfügigkeitsgrenzen

Pflegefachassistenz: Am 1. Januar 2027 startet die vergütete bundeseinheitliche Ausbildung. Sie dauert regulär 18 Monate in Vollzeit. Für bisherige landesrechtliche Ausbildungen bestehen Übergangsregelungen. Willst du ausbilden, kläre mit der Pflegeschule Einsatzplanung und Praxisanleitung. Schreibe Ausbildungsplatz, Assistenzstelle und Fachkraftstelle mit den jeweils passenden Aufgaben aus. So erfährt jede Person, welche Rolle sie bei dir übernehmen kann. Ausbildungsstart beim BMG · Übergangsregelungen

Eine Stellenanzeige, mit der eine Pflegekraft ihre Woche planen kann

Das folgende Muster beschreibt eine fiktive Stelle. Übernimm ausschließlich Konditionen, die dein Dienst wirklich leisten kann. Prüfe insbesondere Stundenlohn, Samstagsrhythmus und Einarbeitungszeit mit Geschäftsführung und PDL.

Bevor du eine solche Anzeige freigibst, lies sie einer Kollegin vor, die diese Tour kennt. Würde sie Startzeit, Feierabend und Unterstützung genauso beschreiben? Wenn der letzte Einsatz regelmäßig erst um 12 Uhr endet und der Wagen anschließend ins Büro muss, korrigiere den Plan oder die Anzeige. Formuliere Anforderungen anhand der Tätigkeit. Ein notwendiger Führerschein für eine Autotour lässt sich erklären. Alter, Herkunft oder private Familienplanung sagen nichts über die fachliche Eignung aus. Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz § 11 · Leitfaden für faire Einstellungsverfahren

Gewinne Pflegekräfte zurück, die den Beruf oder deinen Dienst verlassen haben

Wer nach Jahren in die Pflege zurückkehrt, hat andere Fragen als jemand, der nur den Arbeitgeber wechselt. Eine frühere Mitarbeiterin kennt dein Team und erinnert sich womöglich genau an den Grund ihres Weggangs. Eine aus dem Beruf ausgestiegene Fachkraft möchte vielleicht wissen, wie sie nach der Pause wieder Sicherheit bei der Dokumentation oder im Umgang mit einer ungewohnten Versorgung gewinnt.

Die bundesweite Untersuchung „Ich pflege wieder, wenn …“ hat ausgestiegene und in Teilzeit arbeitende Pflegekräfte nach den Bedingungen für Rückkehr oder Aufstockung gefragt. Verlässliche Arbeitszeiten, ausreichend Personal und der Umgang durch Führungskräfte zählen zu den angesprochenen Faktoren. Für deinen Standort lässt sich daraus eine Gesprächsfrage ableiten: „Was müsste bei uns konkret funktionieren, damit du dir den Wiedereinstieg vorstellen kannst?“ Bundesweite Studie der Arbeitnehmerkammer und ihrer Projektpartner

Plane die Ansprache passend zur Beziehung. Stelle einen öffentlichen Link bereit, den Beschäftigte bei Interesse persönlich weitergeben können. Wer einen Rückruf möchte, bestimmt selbst Kontaktweg und Zeitpunkt. Eine private Nummer aus der früheren Personalakte oder von einer Kollegin ist keine pauschale Erlaubnis für einen Recruitinganruf. Die sächsische Datenschutzaufsicht hat genau einen solchen Anruf zur Rückgewinnung beanstandet. Tätigkeitsbericht Datenschutz, Abschnitt 2.2.14

Hat die frühere Kollegin wegen kurzfristiger Dienständerungen gekündigt, zeige ihr, was inzwischen anders läuft. Wie weit im Voraus lag der letzte Plan vor? Wer hat die jüngste Krankmeldung aufgefangen? Wenn die Antwort noch dieselbe ist wie bei ihrem Weggang, weißt du, was du im Betrieb ändern musst. Die Agentur für Arbeit bietet für Interessierte auch Beratung zum beruflichen Wiedereinstieg. Wiedereinstiegsberatung der Bundesagentur für Arbeit

Wähle den Bewerbungsweg passend zur offenen Stelle

Für die Bundesagentur kannst du das Stellenangebot online erfassen oder den Arbeitgeber-Service einbeziehen. Halte an allen Stellen dieselbe freigegebene Fassung aktuell. Sobald die Stelle besetzt ist, beendest du auch die Anzeigen auf den externen Kanälen. Stellenangebot bei der Bundesagentur melden

Ein kurzer Social-Media-Beitrag kann eine Frage beantworten, die eine klassische Anzeige offenlässt. Eine freiwillig mitwirkende Kollegin zeigt am Dienstwagen, wo ihre Tour startet, und erzählt, wer während der Fahrt bei Problemen erreichbar ist. Zum Schluss nennt sie die Kontaktperson. Patientinnen, Adressen und echte Tourenlisten bleiben aus dem Bild. Teste den Beitrag zunächst für eine offene Stelle und ein Einsatzgebiet. Wenn viele Menschen klicken, aber regelmäßig am Wochenenddienst abspringen, gehört diese Information weiter nach oben.

So funktioniert eine Bewerbung auch zwischen zwei Diensten

Öffne die Stellenanzeige selbst auf einem Handy. Für den ersten Kontakt reichen zwei Eingaben: „Wie dürfen wir dich erreichen?“ und „Wann passt es dir?“ Ermögliche alternativ einen direkten Anruf. Beschreibe im nächsten Satz, wer sich meldet und innerhalb welcher Bürozeiten. Ein vollständiger Lebenslauf und Nachweise können folgen, sobald beide Seiten die Rahmenbedingungen geklärt haben. Beschränke die Erfassung auf erforderliche Bewerbungsdaten und erläutere den Umgang damit. Ein möglicher späterer Kontakt für andere Stellen ist ein eigener Zweck. Beschäftigtendatenschutz nach § 26 BDSG

Ein Zehn-Minuten-Gespräch für die PDL:

• „Passt es gerade, und können wir vertraulich sprechen? Du hast dich für unsere Frühschicht in [Ort] gemeldet. Was möchtest du zuerst wissen?“
• „Die Dienste gehen von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit], einschließlich [Wochenendregelung]. Welche der genannten Zeiten kommen für dich zuverlässig infrage?“
• „Welche pflegerischen Aufgaben hast du bisher übernommen? Welche möchtest du bei uns zuerst begleitet kennenlernen?“
• „Der Grundlohn liegt bei [Spanne]. Für deine Einstufung prüfen wir [konkrete Kriterien]. Was möchtest du zu Arbeitszeit oder Vergütung noch klären?“
• „Wenn es für dich passt, sehen wir uns am [Tag] eine anonymisierte Mustertour an. Ich melde mich bis [Zeitpunkt] mit der Rückmeldung. Ist dieser Kontaktweg für dich in Ordnung?“

Vergib vor dem Gespräch intern die Zuständigkeit für diese Rückmeldung. Wenn die PDL gerade auf Tour ist, kann das Büro den Eingang bestätigen und den gewünschten Termin verbindlich koordinieren. Nutze für alle Personen derselben Stelle dieselben fachlichen Auswahlkriterien. Bei im Ausland erworbener Qualifikation klärst du Anerkennung und Berufszulassung mit der zuständigen Stelle, bevor du jemanden als Pflegefachperson eigenverantwortlich einsetzt. Der Anerkennungs-Finder führt vom Beruf und Arbeitsort zur passenden Anlaufstelle. Anerkennungs-Finder für Pflegefachpersonen

Halte nach der Unterschrift ein, was du zugesagt hast

Beim persönlichen Kennenlernen kann die PDL im Büro eine anonymisierte Tour durchgehen. Eine Bewerberin sieht dadurch Start, Wege, Übergabe und Rückkehr und kann ihre Fragen stellen. Soll sie bereits praktisch mitarbeiten, kläre die Beschäftigungsform und Vergütung vorher. Ein bezahlter Einsatz darf im Dienstplan nicht als unverbindliches „Reinschnuppern“ verschwinden. IHK zur Abgrenzung von Kennenlernen und Probearbeit

Vor dem ersten Tag bekommt die neue Kraft Startzeit, Treffpunkt, Kontaktperson und die ersten Dienste. In Woche eins plant die PDL begleitete Einsatzzeit ein und bespricht, was die neue Kraft sicher beherrscht und wo sie Rücksprache braucht. Nach zwei und nach vier Wochen gleicht ihr die tatsächlichen Arbeitsbedingungen mit dem Angebot ab. Frag ausdrücklich: „An welchen Tagen warst du später fertig als vereinbart? Welche Ursache hatte das? Was müssen wir vor dem nächsten Plan ändern?“ Lege für eine konkrete Abweichung fest, wer sie bis wann behebt.

Dein 30-Tage-Plan für die Personalgewinnung

Ein Rechenbeispiel für die Auswertung: Aus 20 unterschiedlichen Kontakten einer abgeschlossenen Kampagne entstehen zwölf Gespräche, vier Vertragsangebote und zwei tatsächliche Arbeitsantritte. Die Gesprächsquote beträgt 60 %, die Startquote bezogen auf alle Kontakte 10 %. Wenn beide Starts dieser Kampagne zuzuordnen sind und nur 600 € Anzeigenkosten angefallen sind, sind das 300 € Anzeigenkosten je Arbeitsantritt. Recruitingzeit, Einarbeitung und sonstige Kosten kommen für eine Vollkostenbetrachtung hinzu. Wer erst nächsten Monat anfängt, bleibt in der Auswertung als „Vertrag unterschrieben, Start offen“ sichtbar.

Für die PDL zählt außerdem, ob die ursprünglich offenen Dienste nach der Einarbeitung besetzt sind. Zwei neue Teilzeitkräfte, die beide am selben Dienstagvormittag verfügbar sind, können rechnerisch viele Stunden mitbringen, während der Freitag weiter ungedeckt bleibt. Prüfe nach 30 Tagen die besetzten Zeitfenster und nach 90 Tagen bei den entsprechend lange gestarteten Mitarbeitenden, wer noch im Team ist und ob die zugesagten Bedingungen eingehalten werden.

Häufige Fragen zur Mitarbeitergewinnung im Pflegedienst

Wie gewinne ich Pflegekräfte, wenn ich beim Gehalt kaum Spielraum habe?

Ermittle zunächst die für deinen Dienst geltende und finanzierbare Entlohnung. Besprich dann mit dem Team, welche Arbeitsbedingung ihr verlässlich verbessern könnt: einen festen freien Nachmittag, einen späteren Tourbeginn oder eine geregelte Vertretung. Kommuniziere genau die Variante, die sich anhand eines realistischen Dienstplans belegen lässt.

Funktioniert eine Kurzbewerbung ohne Lebenslauf?

Für das erste Kennenlernen ja. Wenn die betreffende Person und die Stelle grundsätzlich zueinander passen, fordert die PDL gezielt die erforderlichen Qualifikations- und Beschäftigungsnachweise an. Lege vorab fest, wer sie vor Einstellung und Einsatz prüft.

Wie erreiche ich ehemalige Mitarbeiter, ohne ihre privaten Daten für Werbung zu nutzen?

Veröffentliche das konkrete Rückkehrangebot und gib dem Team einen Link, den es auf Wunsch weiterreichen kann. Ehemalige melden sich selbst oder vereinbaren einen bestimmten späteren Kontakt. Bevor du sie zurückholst, kläre im Gespräch, ob sich der frühere Austrittsgrund tatsächlich erledigt hat.

Warum bekommen wir Bewerbungen, aber kaum Arbeitsantritte?

Ordne die Absagen der jeweiligen Phase zu. Kommt kein Erstgespräch zustande, prüfe Erreichbarkeit und Rückruffenster. Springen Personen nach dem Gespräch ab, vergleiche die angekündigten Konditionen mit dem tatsächlichen Angebot. Bei Absagen nach Unterschrift frag, ob der vereinbarte Arbeitsbeginn, der erste Plan und die Ansprechperson rechtzeitig bekannt waren.

Mit welcher Stelle soll ich anfangen, wenn mehrere Touren offen sind?

Wähle die Lücke, die wiederholt auftritt, bei der die erforderliche Qualifikation klar ist und für die du ein finanzierbares Angebot machen kannst. Nimm den konkreten Zwei-Wochen-Plan mit in die nächste Teambesprechung. Dort lässt sich entscheiden, ob eine neue Stelle, eine freiwillige Stundenaufstockung oder eine andere Verteilung der Touren den größten Unterschied macht.

Welche Schicht bekommst du seit Wochen nicht besetzt?

Im Erstgespräch schauen wir auf Einsatzzeiten, Stellenangebot und den Weg von der ersten Anfrage bis zum Arbeitsantritt.